1. Algemeen beleid

Wij geloven erin dat ieder mens een waardevol leven leidt. Het is onze kerntaak om mensen met een verstandelijke beperking daarin te ondersteunen en begeleiden. Met de overtuiging: Goed leven - Mooi werk - Met elkaar.

Bij Vanboeijen is iedereen welkom. Ons uitgangspunt is niet óf we iemand kunnen ondersteunen, maar hóe.

Bezieling, compassie, vakmanschap en sociale betrokkenheid zijn geworteld in de genen van onze organisatie. De meest kwetsbare personen met een verstandelijke beperking met complexe hulpvraag kunnen bij ons terecht. Wij nemen verantwoordelijkheid voor een passend zorgaanbod, zodat degenen die ons het hardste nodig hebben niet buiten de boot vallen. Mensen met een beperking zijn volwaardige medemensen. Onze ondersteuning is gericht op de kwaliteit van hun bestaan. We zijn ons ervan bewust dat wat kwaliteit van bestaan is, voor iedereen persoonlijk kan verschillen.

Binnen Vanboeijen denken en handelen wij daarom vanuit de volgende waarden:

• We kennen de bewoners en cliënten en hun ouders en verwanten
• We denken in oplossingen en werken samen
• We luisteren naar elkaar en gaan met elkaar in gesprek
• We ontwikkelen ons continue en werken aan ons vak en aan onze professionaliteit

Een bewoner of cliënt staat zelden op zich en is met tal van draden aan ouders en verwanten verbonden. Er is sprake van een driehoeksverhouding en samenwerken met de bewoner en cliënt en de mensen die voor hen belangrijk zijn, is essentieel voor ons.

Ondersteunen en begeleiden doen we vanuit de Vanboeijen Manier. ‘Wat’ we doen en ‘hoe’ we dat doen is gebaseerd op de Vanboeijen Manier. Het is onze professionele standaard (zo werken wij). Dit betekent dat we allemaal vanuit hetzelfde kader werken. En dat we onszelf en de ander vanuit dat kader bevragen. Op alle locaties en afdelingen, nu en in de toekomst. Zó is Vanboeijen herkenbaar en leveren we kwaliteit. Zó zijn we een organisatie waar de wensen en behoeften van de bewoner en cliënt overal en altijd centraal staan.

Dat draagt bij aan Goed leven en Mooi werk. Dat doen we Met elkaar. Want samen zijn wij Vanboeijen. En de Vanboeijen Manier is óns verhaal.

Onderstaande pijlers vormen het fundament van Vanboeijen manier:

1. Aansluiten bij de behoeften
2. Opbouwen van relaties en competenties
3. Werken in de driehoek

De pijlers helpen ons te werken aan kwaliteit van bestaan - een goed leven - voor iedere bewoner en cliënt. 

Pijler 1: Aansluiten bij de behoeften
Ondersteuning en begeleiding richt zich op kwaliteit van bestaan. Een goed leven. Wat dat is verschilt per persoon. Daarom sluiten we aan bij de wensen en behoeften van iedere individuele bewoner en cliënt. We gebruiken de domeinen van Schalock. Deze bevatten alle zaken die van invloed zijn op kwaliteit van bestaan. De domeinen zijn voor iedereen hetzelfde - iedereen heeft dezelfde menselijke behoeftes - maar de invulling verschilt per persoon.

Pijler 2: werken aan relatie en competenties
Wat er ook gebeurt: bewoners en cliënten kunnen altijd op ons terugvallen. En op een betekenisvolle ontwikkelingsgerichte daginvulling die houvast biedt. Hierdoor ontstaat er ruimte voor competentieopbouw. Dat is de kern van de Triple-C methodiek. We werken vanuit één onvoorwaardelijke ondersteuningsrelatie. Hoe ingewikkeld de situatie of het gedrag van de bewoner of cliënt ook is, we zijn en blijven er voor de bewoner of cliënt. En zijn en blijven gevoelig voor de behoeften van de bewoner of cliënt. We sluiten erbij aan.

Pijler 3: Werken in de driehoek
We kunnen ons werk alleen goed doen als we dat samendoen met de mensen die voor de bewoner of cliënt belangrijk zijn. Daarom werken we in de driehoek. Ouders, verwanten en professionals vormen een basis in de driehoek. Een basis onder de begeleiding en ondersteuning voor degene om wie het gaat: de bewoner of cliënt. Werken in de driehoek begint met de mens en zijn of haar verhaal. Het verhaal van de bewoner of cliënt, het verhaal van ouders en verwanten. En het verhaal van de professional. Door hierover te praten leren we elkaar kennen en begrijpen. Zo raken we verbonden. Verbinding is nodig om aan te kunnen sluiten bij wie iemand is. Verbinding is ook nodig om te kunnen samenwerken.

Tenslotte: verbindend organiseren
Of je nu bewoner, cliënt, ouder, verwant of professional bent: we zijn allemaal mensen. Daarom hanteren we binnen de hele organisatie dezelfde principes als in de begeleiding en ondersteuning zelf. We sluiten aan bij behoeften, bouwen aan relaties en competenties en werken samen in de driehoek. Dat doen we ook in de manier waarop we organiseren, leidinggeven en ondersteunen, in de professionele omgang met elkaar.

Om onze missie Goed leven – Mooi Werk – Met Elkaar te verwezenlijken, hebben we in 2021 onder andere in de volgende zaken geïnvesteerd.

Goed leven

• We zijn verder gegaan met de implementatie van de Vanboeijen Manier, de basis van ons handelen, zowel voor zorgmanagers als gedragsdeskundigen en de medewerkers in de teams. Er is veel (les)materiaal en naslagwerk ontwikkeld en beschikbaar voor medewerkers in de Vanboeijen Manier toolbox.
• Er zijn voor vijf verschillende doelgroepen de zorgprogramma’s, vastgesteld, namelijk:
  • EMB (mensen met ernstige meervoudige beperkingen)
  • Complexe zorg (mensen met een intensieve ondersteuningsbehoefte)
  • Kind en jeugd
  • LVB (mensen met een licht verstandelijke beperking en vaak met sociale aanpassingsproblemen)
  • Ouderen

In de zorgprogramma’s wordt vanuit de Vanboeijen Manier een systematische aanpak van de begeleiding en zorg beschreven en daarmee geven de zorgprogramma’s per doelgroep de richting aan van ons handelen.

• We hebben -deels met innovatiemiddelen van de NZa- besloten om de inzet van de kwaliteitsverpleegkundigen voor een periode van 3 jaar te verhogen. Dit omdat de kwaliteitsverpleegkundige een belangrijke bijdrage levert aan het verhogen van de kwaliteit van zorg en de deskundigheid van de medewerkers vanuit de Vanboeijen Manier. De eerste resultaten zijn positief. Het zorgkantoor, de NZa en collega’s in de branche volgen de ontwikkelingen bij Vanboeijen nauwgezet.
• We zien toegenomen bewustwording van de inzet van onvrijwillige zorg bij de teams. De teams zoeken vaker naar vrijwillige alternatieven of vormen van onvrijwillige zorg die voor bewoners en cliënten minder ingrijpend zijn. Ons doel is waar mogelijk de onvrijwillige zorg te voorkomen en terug te dringen.
• Er is van bijna een kwart van de bewoners en cliënten de uitkomsten uit ons cliënt tevredenheid instrument “Dit vind ik ervan” in het persoonlijk plan vastgelegd. Zij zijn over het algemeen tevreden over hun leven. Het thema ‘veilig voelen’ wordt het best beoordeeld, het thema ‘lijf’ het minst goed.
• Er is gestart met de inzet van ervaringsdeskundigen (bewoners en cliënten) als auditor. Er zijn drie ervaringsdeskundigen geworven. Zij gaan in 2022 rondom verschillende thema’s de kwaliteit van de zorgverlening op de locaties toetsen middels audits. Hierbij zetten ze hun eigen kennis en ervaringen in. Ze doen dat samen met medewerker auditoren.
• In december is de opdracht vastgesteld voor het ontwikkelen en implementeren in de komende jaren van een toekomstbestendig plan voor werk- en dagbesteding, met als belangrijkste parameters:
  - kwaliteitsverbetering
  - verbeterde integratie, efficiëntie en samenwerking van wonen en dagbesteding
  - aantrekkelijk werkgeverschap

Dit plan hangt nauw samen met andere projecten en programma’s in de horizontale lijn: De Vanboeijen Manier, de zorgprogramma’s, de locatieprofielen en het strategisch vastgoedplan.

Mooi Werk

• De formatie vrijwilligerscoördinatoren is uitgebreid, waardoor er nu twee vrijwilligerscoördinatoren zijn. De inzet van vrijwilligers draagt bij aan de kwaliteit van leven van de bewoners en cliënten. De coördinatoren faciliteren de vrijwilligers en zijn vanuit Vanboeijen het aanspreekpunt voor vragen.
• We zijn om redenen van kwaliteitsverbetering en doelmatigheid overgegaan naar een nieuwe ICT-werkplek en een nieuw ECD; ONS van Nedap. Zowel ONS roosteren als het elektronisch cliëntdossier van ONS zijn in gebruik genomen. De projectmatige aanpak en inzet van verschillende werkgroepen, samengesteld uit alle relevante disciplines en de inzet van ECD-coaches, heeft een soepele overgang mogelijk gemaakt. Zeker gezien de coronatijd een knappe prestatie.
• Er zijn 50 nieuwe collega’s, met bewezen maatschappelijk rendement, maar zonder achtergrond in de zorg bij Vanboeijen aangenomen. Dit in het kader van het landelijke programma coronabanen en vanuit de overtuiging dat gemotiveerde zij-instromers een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan een oplossing voor de arbeidsmarktproblematiek. Deze medewerkers hebben allen in de zogenoemde nationale zorgklas een certificeringstraject individuele basiszorg afgerond. Van deze medewerkers zijn er 41 doorgestroomd naar een BBL-traject binnen Vanboeijen. In het voorjaar van 2022 starten er weer 25 medewerkers in een coronabaan. Zij gaan kennismaken met de zorg met intentie tot doorstromen.
• Er is nog meer geïnvesteerd in zij-instromers. In 2021 waren 36 van de 70 leerling werknemers BBL-zij-instromers. Dat is het dubbele van het jaar ervoor. Zij zijn ouder zijn dan 21 jaar en hebben hiervoor een MBO-2-opleiding gedaan in een andere sector. Ze zijn klaar voor een carrièreswitch.
• Onze samenwerking met het Noorderpoort College is geïntensiveerd. In zogenaamde ‘Vanboeijen klassen’ leren nieuwe collega’s de kneepjes van het vak, passend bij onze manier van werken, de Vanboeijen Manier.
• Door de coronamaatregelen stond de deskundigheidsbevordering en onderhoud van vakmanschap onder druk. Het aantal deelnemers bij niet verplichte scholingen nam af. Medewerkers hebben zich op noodzakelijke scholing en op het waarborgen van de continuïteit van zorg gericht. Om dit op te lossen hebben we  scholingsactiviteiten slimmer georganiseerd, bijvoorbeeld door medewerkers op hun eigen locatie te scholen en te autoriseren voor de voorbehouden handelingen.
• Door de afdeling HR zijn samen met de afdeling communicatie en de (zorg)managers, verdere stappen gezet in een actieve arbeidsmarktbenadering.

Met elkaar

• We hebben verder gebouwd aan medezeggenschap op locatie. Dat wil zeggen: aan cliëntenraden die op locatieniveau een formele gesprekspartner zijn voor de zorgmanager. Er is hier in twee clusters op verschillende locaties mee geëxperimenteerd in de vorm van een pilot die doorloopt tot 1 maart 2022. De cliëntenraden zijn daarbij ondersteund door een onafhankelijke ondersteuner. Het heeft geleid tot meer bewustwording, bij medewerkers, ouders en verwanten en bewoners en cliënten zelf. Het werpt ook nieuwe vragen en uitdagingen op die we in 2022 en verder met elkaar zullen verkennen.
• Er zijn diverse overleggen gevoerd met de CBR, CVR en OR over de ontwikkelingen in de organisatie. Ook de impact van de coronapandemie op het dagelijks leven van de bewoners en cliënten, ouders en verwanten en medewerkers is regelmatig besproken. Daarnaast is er uitgebreid stilgestaan bij de wijze waarop de lange termijn ontwikkeling van Vanboeijen en de in de voorbij jaren ingezette koers een stap verder gebracht kan worden.
• Er is geïnvesteerd in het optimaliseren van de interne samenwerking om juist ook tijdens de corona de dienstverlening continu te verbeteren. Dit vond plaats in de kleine driehoek, op locatie in de locatiedriehoek, tussen locaties en tussen afdelingen. In alle lagen van de organisatie hebben we dit samenspel zo goed mogelijk vormgegeven. In de komende jaren willen we dit nog verder verbeteren.
• De samenwerking met collega-organisaties (binnen de keten) is voortgezet. Door actief met elkaar samen te werken organiseren we de dienstverlening voor de huidige en toekomstige bewoners en cliënten bij Vanboeijen en ook van andere zorgbehoevenden zo goed mogelijk. Dit om de beschikbaarheid van en toegankelijkheid tot (intensieve)zorg blijvend te waarborgen. Ook rondom corona hebben we binnen het RONAZ-intensief samengewerkt. We hebben in de VG-hackathon samengewerkt en zijn actief deelnemer aan de Technologie Zorg Academie (TZA) Drenthe. Ook rondom de arbeidsmarktbenadering werken we met verschillende partners samen. We maken onderdeel uit van het COT; het crisis- en ondersteuningsteam in het noorden van Nederland. We zijn trekker geworden van enkele regioplannen en nemen deel aan de andere regioplannen van het zorgkantoor.

In ons kwaliteitsrapport 2021 vertellen we meer over:

• De aspecten van kwaliteit van leven en kwaliteit van zorg binnen Vanboeijen aan de hand van verhalen uit verschillende driehoeken wat wij leren en aan welke verbeteringen wij werken.

Corona
Corona had, evenals in de rest van de maatschappij, veel impact op het leven van bewoners en cliënten en de mensen die voor hen belangrijk zijn, waaronder hun ouders en verwanten. Voor het tweede jaar op rij vroeg corona, boven op de reeds bestaande arbeidsmarktkrapte, veel van medewerkers. Er is erg veel waardering voor alle bewoners en cliënten, ouders en verwanten en medewerkers die steeds opnieuw hun schouders eronder hebben gezet en mee hebben bewogen met wat er nodig was.

Ook in 2021 zijn we onder leiding van de raad van bestuur zeer frequent bijeengekomen als BO corona (Beleidsoverleg corona). De werkgroep coronabeslissingen, met daarin de verschillende disciplines vanuit de organisatie, waaronder de medische dienst en het zorgmanagement, heeft het BO corona steeds opnieuw op basis van de ontwikkelingen en de vraagstukken binnen Vanboeijen geadviseerd. We hebben voor onze besluitvorming rondom corona altijd de landelijke richtlijnen gevolgd van de rijksoverheid en de VGN en steeds gekeken naar hoe we dit zo goed mogelijk konden inpassen binnen onze visie en werkwijze. Op een aantal momenten hebben we de continuïteitsplannen zowel op organisatieniveau als op de locaties bijgesteld en geactualiseerd. Met als doel verspreiding en besmetting van het coronavirus binnen Vanboeijen te beperken en kwalitatief goede zorg te blijven leveren.

We hebben over het coronavirus en de impact daarvan regelmatig overleg gevoerd met de bewoners in de bezoeken op de locaties en in de centrale bewoners raad. We hebben gesproken met ouders en verwanten over de impact van het coronavirus in de centrale verwanten raad en op de achterbanbijeenkomsten of in individuele gesprekken. En met medewerkers onder ander tijdens bezoeken op locaties of in teamoverleggen en het was een vast gespreksonderwerp in de OR-vergaderingen. Ook is er regelmatig contact geweest met de vrijwilligers over wat het voor hen betekent.

Via de corona updates en het coronajourmaal op Vanboeijen TV hebben we iedereen steeds zo goed mogelijk geïnformeerd over de laatste stand van zaken, omdat een tijdige en zorgvuldige communicatie hierover erg belangrijk is.

We hebben ook in 2021 op verschillende manieren een luisterend oor geboden aan bewoners, ouders en verwanten en aan medewerkers. Coaches van de bewonersraad, de geestelijk verzorgers en coaches van HR zijn hiervoor ingezet. Ook heeft het coronameldpunt, dat in 2020 al was ingericht bij HR, ontzettend veel vragen van medewerkers op een goede manier kunnen afhandelen.

De medische dienst heeft in 2021, met steun van collega’s vanuit de ondersteunende diensten, met man en macht, gewerkt om bewoners tijdig te vaccineren. De vaccinaties vonden voor vrijwel alle bewoners plaats op de woning. Begin 2021 zijn de eerste vacinatierondes geweest en in december 2021 hebben bewoners de boostervaccinatie gekregen. In totaal is bijna 80 procent van de bewoners volledig gevaccineerd. Ook hebben we het gehele jaar onze eigen teststraat operationeel gehouden voor medewerkers, naast alle testen die bij bewoners zijn afgenomen, zodat we bij (mogelijke) besmettingen snel konden acteren.

Vanboeijen vervult sinds de zomer 2021 een actieve rol binnen het RONAZ (Regionaal Orgaan Niet Acute Zorg) en vertegenwoordigt daarin onze branche op bestuurlijk niveau. Ook is er regelmatig goed contact en overleg geweest met de GGD.

Natuurlijk beïnvloedt een dergelijk speelveld de ontwikkelingen van een organisatie als geheel. Op sommige beleidsterreinen hebben we minder stappen gezet dan we wilden. Wat in 2021 steeds bij ons op de voorgrond heeft gestaan is om ondanks de coronapandemie wel een goede invulling te geven aan continuïteit en veiligheid van zorg en aan onze visie: Goed leven - Mooi werk - Met elkaar.

De strategische koers Vanboeijen: “Dit zijn wij” 2019 – 2021, die is opgesteld in 2018 liep eind 2021 af.

Voor de nieuwe raad van bestuur, die op 1 februari 2021 is gestart, mede een aanleiding om dit jaar te gebruiken om voortbouwend op de vigerende strategische koers, een strategisch plan te maken voor de komende jaren.

Op 1 februari 2021 is de nieuwe raad van bestuur, die bestaat uit Yonas Tewelde (voorzitter) en Johan Dusseljee, (lid) met veel enthousiasme van start gegaan. Zij hebben zich bij de start, in deze vanwege corona bijzondere tijd, aan iedereen via een brief en via intranet voorgesteld. Voor de bewoners is een filmpje opgenomen dat via Vanboeijen TV goed is bekeken. In de brief hebben ze aangegeven waar zij als nieuwe raad van bestuur voor gaan en voor staan de komende periode. Ze zijn gestart met kennismaken met de organisatie en voerden gesprekken met de bewoners en cliënten, ouders en verwanten, medewerkers, vrijwilligers, de CBR, de CVR, de OR, RvT en externe stakeholders. De raad van bestuur heeft zo met meer dan 400 mensen gesproken over wat goed gaat en over wat beter moet bij Vanboeijen. Daarbij staan de volgende thema's centraal; het doorleven van de Vanboeijen Manier, de doorontwikkeling van krachtige teams en het toewerken naar een gezonde bedrijfsvoering en exploitatie.

Hierdoor is er een brede dialoog ontstaan binnen Vanboeijen en daaruit is o.a. naar voren gekomen dat het nodig is om in de aansturing van de lijnorganisatie goede randvoorwaarden te creëren om de ingezette koers een stap verder te brengen. Met ingang van 1 januari 2021 had de waarnemend bestuurder besloten, mede vanwege het vertrek van de directeur zorg, om het eerste half jaar van 2021 twee sectormanagers in te zetten. Er is op deze wijze experimenteerruimte ontstaan en ervaring opgedaan met de duale aansturing van koppels van zorgmanagers en gedragsdeskundigen door de twee sectormanagers.

Tevens is op basis van de gesprekken en ervaringen uit de praktijk besloten om interne zorgmanagers geen langdurige interne waarnemingen meer te laten doen om zo te zorgen voor meer stabiliteit en continuïteit op hun eigen locaties. Voor langdurige waarnemingen zijn tijdelijk interim zorgmanagers van buiten aangetrokken, die met een opdracht aan de slag zijn gegaan. Andere speerpunten waar actie op ondernomen is dit jaar zijn de aanpak van het verzuim, het afbouwen van PNIL (personeel niet in loondienst) en het vullen van lege plekken op locaties. De hierop lopende acties worden regelmatig in het MT besproken en in het werkoverleg van de betrokken sectormanagers met de raad van bestuur in het kader van het bewaken de voortgang.

Honderd dagen na de start heeft de raad van bestuur een tussenstand van de eerste ervaringen, inzichten en ideeën gedeeld. En zoals op 1 februari aangekondigd heeft de nieuwe raad van bestuur voor 1 juli 2021 de eerste strategische contouren van het plan voor de komende jaren geschetst.

Lange tijd was het mede door corona niet mogelijk voor de raad van bestuur om locaties te bezoeken. Gelukkig was dat vanaf de zomer weer mogelijk en daarom is de raad van bestuur vanaf dat moment op veel verschillende locaties van Vanboeijen geweest. De raad van bestuur heeft met veel bewoners en cliënten, soms ook met ouders en verwanten en met veel collega's gesproken over het reilen en zeilen op de locaties. Dat waren erg mooie en zinvolle bezoeken waarin veel informatie is opgehaald en veel inzichten zijn opgedaan.

De belangrijkste strategische opgaven voor de komende jaren zijn het doorleven van de Vanboeijen Manier en het versterken van de onderlinge verbinding, aandacht voor menselijk kapitaal, leiderschap, resultaatgerichtheid en het creëren van een cultuur die bijdraagt aan vakmanschap en werkplezier. Daarom heeft de raad van bestuur geïnvesteerd en ingezet op een organisatiestructuur die de realisatie van deze opgaven ondersteunt.

De raad van bestuur heeft onder andere aangegeven de tijdelijke -sinds 1 januari 2021- ingezette structuur met de sectormanagers te willen voortzetten, met daarbij een uitbreiding van twee naar drie sectormanagers. De directiestructuur is daarmee definitief komen te vervallen.

De indeling van de drie sectoren is primair gemaakt langs de as van de vijf doelgroepen met de vijf zorgprogramma’s die Vanboeijen kent. De sectormanagers zullen de zorgmanagers en gedragsdeskundigen duaal blijven aansturen omdat in de praktijk gebleken is dat dit een positief effect heeft. De aansturing van ABC is ook bij één van de sectormanagers ondergebracht.

Deze organisatiestructuurwijzigingen en aanpassingen zijn volgens de geldende procedure begin juni ter advies voorgelegd aan de CBR, CVR en OR. Op 1 september 2021 zijn de wijzigingen na een positieve afronding van dit adviestraject ingegaan, waarbij de CVR geen advies heeft gegeven. 

De opbrengsten van de eerste 100 dagen van de raad van bestuur en ook uit de periode daarna zijn meegenomen in de kaderbrief 2022. En ze zijn samen met de input die is opgehaald in het derde kwartaal van 2021 bij bewoners en cliënten, ouders en verwanten, medewerkers, vrijwilligers, de CBR, de CVR, de OR en RvT in de strategie 2022-2024 “Wij zijn Vanboeijen” verwerkt. In december 2021 is de strategie met goedkeuring van de RvT door de RvB vastgesteld.

In de nieuwe strategie zijn vier strategische bewegingen opgenomen die in de komende jaren centraal staan:

• Van zorg zoals we het altijd deden naar de Vanboeijen Manier
• Van goed werkgeverschap naar werkplezier
• Van vakkundige ondersteuning naar soepel samenspel
• Van intern gerichte organisatie naar aanwezige en betrouwbare zorgpartner in een veranderend zorglandschap

De strategische bewegingen zijn belegd bij de sectormanagers en MT-leden met de opdracht om met initiatieven te komen die de bewegingen op gang brengen om de doelen te realiseren. De doelen worden op basis van de kaderbrief 2022 en de strategische koers vertaald in de jaarplannen van de afdelingen en locaties, de sectorjaarplannen en de projectplannen.

De nieuwe strategie geeft ons voor de komende jaren voldoende handvaten en inspiratie om met elkaar vanuit de Vanboeijen Manier en onze missie en visie de ingezette ontwikkelingen van de afgelopen jaren op een goede manier voort te zetten en waar nodig te versterken. Met als doel dat dit in 2025 zichtbaar, voelbaar en merkbaar is op alle locaties van Vanboeijen voor bewoners en cliënten, ouders en verwanten en medewerkers.

Vanboeijen is een zelfstandige stichting met een tweehoofdige raad van bestuur sinds 1 februari 2021. In de figuur hieronder is de huidige organisatorische structuur van Vanboeijen weergegeven.