2. Bestuur, toezicht en medezeggenschap

De RvB houdt zich aan de statuten en reglementen van Vanboeijen, de Governancecode Zorg en de Gedragscode van de NVZD; de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg.

De RvT is als werkgever van de RvB verantwoordelijk voor het vaststellen van de bezoldiging van de RvB. Inclusief alle WNT-componenten is deze in lijn met de Wet Normering Topinkomens en de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. Deze is gebaseerd op de klasse indeling (klasse IV) die voor Vanboeijen geldt en door de RvT in december 2020 is vastgesteld. De bezoldiging van de RvB wordt vermeld in de jaarrekening 2021.

De leden van de RvB, hebben op 15 december 2021 met de remuneratiecommissie van de RvT een gezamenlijk jaargesprek gevoerd. In dit gesprek is de wijze waarop de zij gezamenlijk invulling hebben gegeven aan de besturing van de organisatie besproken.

Vanboeijen kent geen vaste onkostenvergoeding voor leden van de RvB en de RvT. Gemaakte onkosten kunnen worden gedeclareerd. De declaraties van de RvB zijn in 2021 gecontroleerd en getekend voor akkoord door de voorzitter van de RvT.

De RvT bestaat in 2021 uit zes leden. In 2021 hebben er geen wisselingen plaatsgevonden in de samenstelling van de RvT. Wel is de RvT vanaf 27 november 2020 uitgebreid met een stagiaire tot en met september 2021.

Samenstelling RvT vanaf 1 januari 2021:

De leden van de RvT zijn allen lid van de NVTZ, de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg. Ze verdiepen zich in de ontwikkelingen op het gebied van de zorg om zo hun toezichthoudende rol professioneel en op een verantwoorde wijze in te vullen. Alle activiteiten die in het kader van deskundigheidsbevordering zijn ondernomen door de leden van de RvT in 2021 worden aan de NVTZ vermeld en gepubliceerd op de NVTZ- website.

In 2021 zijn er geen nieuwe toezichthouders geworven. Wel is er door de RvT, na een gesprek met de remuneratiecommissie, een stagiaire aangesteld per 27 november 2020 die tot en met 29 september 2021 stage heeft gelopen bij de RvT.

De stagiaire, de heer B.N. (Bob) Goeree, volgde de opleiding van de NVTZ: oriëntatiesessies aankomende toezichthouder voor meer diversiteit binnen raden van toezicht. En deze stage maakte onderdeel uit van de opleiding.

Per 1 februari 2021 is de nieuwe RvB gestart. De werving, selectie en benoeming van deze nieuwe tweehoofdige RvB was in 2020 afgerond.

De RvT heeft in 2021 vijf keer regulier vergaderd met de RvB. Alle onderwerpen zoals vastgelegd in de statuten en reglementen van Vanboeijen zijn in deze vergaderingen aan de orde geweest. Ook is er verschillende malen over organisatiebrede thema’s gesproken, in het bijzonder over de stand van zaken corona. Daarnaast is er regelmatig informeel overleg geweest tussen de RvB en de voorzitter van de RvT.

De RvT en de RvB zijn in 2021 drie keer extra bijeengekomen in het kader van de eerste 100 dagen van de RvB en in het kader van de nieuwe strategische koers “Wij zijn Vanboeijen” voor 2022-2024.

Een afvaardiging van de RvT heeft het afgelopen jaar één keer een formele vergadering van de CBR met de RvB bijgewoond en wel op 5 oktober.

Dit jaar heeft een afvaardiging van de RvT een deel van de formele CVR-vergadering met de RvB bijgewoond. Op verzoek van de CVR is daar de 150 dagen reflectie van de CVR besproken. Tijdens de achterban bijeenkomsten van de CVR op 17 april en op 16 oktober was er een afvaardiging van de RvT aanwezig.

Een afvaardiging van de RvT heeft op 11 februari en op 11 november een deel van de formele vergadering van de OR met de RvB bijgewoond. De besproken thema’s tijdens deze vergaderingen waren de gevolgen van de coronacrisis voor Vanboeijen en de arbeidsmarktkrapte en de betekenis daarvan voor Vanboeijen.

De RvB heeft de RvT tijdens de vergaderingen en waar nodig tussendoor geïnformeerd over alle voor de RvT belangrijke zaken zodat de RvT zijn toezichthoudende rol zo goed mogelijk kan vervullen. Bij mogelijke risico’s is de RvT tijdig door de RvB geïnformeerd.

De RvB informeert de RvT schriftelijk over alle voor hen belangrijke zaken en de RvT ontvangt ieder kwartaal van de RvB een integrale kwartaalrapportage.

De RvT ontvangt conform de statuten, reglementen en het informatieprotocol, alle voor hen relevante notities, brieven, beleidsvoorstellen en plannen van Vanboeijen.

Ook in 2021 is de RvT meerdere keren per maand geïnformeerd door de RvB over de stand van zaken rondom corona bij Vanboeijen.

Het online werkbezoek en de miniatuur bezoeken van de commissie kwaliteit en veiligheid aan de locaties vormen daarnaast een belangrijke bron van informatie voor de RvT.

De RvT werkt met drie commissies: de remuneratiecommissie, de auditcommissie en de commissie kwaliteit en veiligheid.

• De remuneratiecommissie is in 2021 twee keer bijeengekomen.
• De auditcommissie is in 2021 vier keer bijeengekomen.
• De commissie kwaliteit en veiligheid is in 2021 vier keer bijeengekomen.

De toezichthouders vervullen geen nevenfuncties die in strijd zijn met de belangen van Vanboeijen. De onafhankelijkheid van de leden is geborgd zodat zij zonder last of ruggespraak kunnen functioneren.

Eenmaal per jaar evalueert de RvT zijn eigen functioneren. In 2021 heeft deze zelfevaluatie plaatsgevonden in aanwezigheid van de RvB en de bestuurssecretaris op 12 november zonder externe begeleiding.

De RvT heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de RvB:

• De jaarrekening en het jaardocument 2020
• Een recht van hypotheek te vestigen
• Uitbreiding bouw Terreplein
• De strategische koers: Wij zijn Vanboeijen 2022-2024
• De begroting 2022

De RvT heeft de volgende zaken vastgesteld:

• De klasse indeling voor 2021 in klasse IV
• De bezoldiging van de RvB en honorering RvT voor 2022

De RvT heeft de RvB diverse malen geadviseerd, specifiek over de strategische ontwikkelingen en over de koers voor de komende jaren in verhouding tot de ontwikkelingen in de organisatie en de maatschappij.

De RvT heeft haar beschouwing gegeven op het Kwaliteitsrapport 2020 en deze beschouwing is vervolgens als bijlage in het Kwaliteitsrapport 2020 opgenomen.

De leden van de commissie kwaliteit en veiligheid hebben in 2021 twee miniatuurbezoeken gebracht op twee verschillende locaties binnen Vanboeijen zonder aanwezigheid van de RvB. De eerste miniatuur vond plaats op 26 mei en de andere miniatuur op 29 september. In 2021 heeft de RvT vanwege de corona maatregelen een online werkbezoek gehad met als thema complexe zorg en Meerzorg binnen Vanboeijen.

Alle vertegenwoordigers van bewoners en cliënten zijn lid van de CVR. Uit de leden wordt een bestuur van 8 mensen gekozen. De samenstelling van het bestuur was eind 2021 als volgt:

• Gea de Groot (voorzitter)
• Frank Stehmann
• Elly van der Meer
• Albert Kraaijinga
• Froukje Koster
• Marita Smelter
• Stieneke Groeneveld (kandidaat-bestuurslid)
• Vacature

Op de najaarsvergadering in oktober traden vier van de acht bestuursleden af, te weten voorzitter Bonne van der Kooi, Suzanne Smit, Willem van Marlen en Gea Hoekstra. Respectievelijk vanwege het niet meer herkiesbaar zijn na twee termijnen van 4 jaar, statutair aftreden in verband met verhuizing bewoner, beëindigen wettelijk vertegenwoordigerschap en de persoonlijke afweging om plaats te maken voor een ander.
Ook moesten we i.v.m. ernstige ziekte helaas afscheid nemen van bestuurslid, Dick Gijzen. Dick is in oktober 2021 overleden.
In de vacatures werd voorzien door op de najaarsbijeenkomst drie nieuwe bestuursleden te benoemen. In december verwelkomde het bestuur nog een nieuw kandidaat-bestuurslid.

De CVR wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris Janny Korsaan.

Net zoals in 2020 was het ook nu weer een bijzonder jaar door corona en de beperkingen die dat met zich meebracht. Het overleggen en het ontmoeten van elkaar was helaas fysiek niet altijd mogelijk. Digitaal wist de CVR en de achterban steeds beter de weg te vinden om met elkaar in contact te komen, bijvoorbeeld via Teams of Zoom-bijeenkomsten.

De achterban van de CVR werd door het CVR-bestuur ook per post en mail geïnformeerd over belangrijke zaken. Dit gebeurde in de vorm van een nieuwsbrief.
De huidige intranetgroep van de CVR werd in 2021 niet goed benut voor het delen van informatie en ervaringen. Voor 2022 is de CVR voornemens om, naast de voor- en najaarsbijeenkomst en de nieuwsbrieven, meer in contact te komen met haar achterban.

Het bestuur van de CVR heeft in 2021 acht keer overlegd met de RvB, waarvan twee keer tijdens een ingelaste vergadering. Bij deze vergaderingen was ook de bestuurssecretaris aanwezig. En afhankelijk van het onderwerp ook andere managers dan wel medewerkers van Vanboeijen. In oktober had de CVR een ontmoeting met een delegatie van de RvT. Onderwerp van gesprek was toen o.a. de 150-dagen notitie van de CVR.

Voorafgaand aan alle formele vergaderingen met de bestuurder heeft het CVR-bestuur een eigen overleg. In die overleggen behandelt de CVR de onderwerpen die door de organisatie worden ingebracht. Ook worden dan onderwerpen besproken die de CVR, zowel bestuur als achterban, belangrijk vinden en waar de CVR een standpunt over wil bepalen voordat hierover met de bestuurder in gesprek wordt gegaan.
Het interne CVR-overleg wordt ook gebruikt om de speerpunten voor het komende jaar te bepalen en de eigen werkwijze te evalueren.

In 2021 werden twee bijeenkomsten gehouden voor de gehele achterban, de zogenaamde voor- en najaarsbijeenkomsten. Daar waren zo’n 40 deelnemers aanwezig. De voorjaarsbijeenkomst had als centraal thema het delen en bespreken van de resultaten van de enquête van de CVR over het Werken in de driehoek en Met elkaar op locatie. Op de najaarsbijeenkomst waren o.a. de inspraak en medezeggenschap bij Vanboeijen plus de nieuwe Wmcz onderwerpen van gesprek.

CVR-bestuursleden waren daarnaast actief in de financiële commissie (gezamenlijke commissie met de medezeggenschapsraad (MZR)), de commissie Zorg of werden zij betrokken bij onderwerpen passend bij hun aandachtsgebied. Ook bij de (digitale) introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers waren CVR-leden betrokken.
De contacten met de CBR verliepen dit jaar grotendeels telefonisch of per mail via de coach van de CBR. 1 keer was de voorzitter aanwezig bij het overleg met de CBR.

Met de RvB en afgevaardigden van CVR, CBR en de MZR was er dit jaar twee keer een strategisch overleg over resp. ‘Ontwikkeling krachtige teams en doorleven van de Vanboeijen Manier’ en ‘(concept)Strategie 2022-2024’.

Een veelvuldig onderwerp van gesprek was de stand van zaken m.b.t. corona, waaronder vaccinatie voor bewoners en cliënten en andere invulling van werk en dagbesteding in de coronatijd.
Verder noemen we de volgende onderwerpen: kwaliteit, complexe zorg, Wet zorg en dwang (de CVR heeft in 2021 geen gebruik gemaakt van het recht om te reageren op de ontvangen Wzd-analyses), enquête CVR over Werken in de driehoek en Met elkaar op locatie, plannen en financiën van Vanboeijen, organisatiestructuur en -cultuur, en betrokkenheid van locaties die te maken hadden met het stopzetten van de zorgverlening en afstoten en/of sluiting en de Wmcz in het algemeen. Ook werd uitvoerig stilgestaan bij de 100 dagen notitie van de RvB en de 150 dagen reflectie van de CVR.

Naast bovenvermelde onderwerpen werden adviesvragen behandeld en afgerond over de voorgenomen besluiten van de RvB inzake: onderzoek om locatie Ellentshoek over te dragen aan een overnamepartner (geen advies gegeven, te behandelen door locatie), jaarrekening 2020 (positief advies), sluiting locatie Villa Parkzicht (negatief advies), wijziging organisatiestructuur (geen advies gegeven), benoeming nieuwe Wzd-functionaris (positief advies), wijzigingen nachtzorg (positief advies) en begroting 2022 (positief advies).
Op de instemmingsverzoeken over kosten tv en internet en alternatieve invulling en organisatie van dagbesteding vanwege het coronavirus in 2021, werd een positieve reactie gegeven.

We willen, ook op deze plaats, nogmaals onze grote waardering en respect uitspreken voor alle medewerkers die ondanks alle moeilijkheden, beperkingen en risico’s elke dag weer klaar stonden voor onze zoon, dochter, broer, zus of andere verwanten: dank daarvoor!

Sinds 2010 spraken we binnen Vanboeijen over medezeggenschapsraad in plaats van over ondernemingsraad. In de loop der jaren bleek steeds meer dat deze naam verwarring opriep met medezeggenschap voor bewoners en cliënten. Natuurlijk werken we hier allemaal voor en dankzij de bewoners en cliënten, maar soms kijken we net vanuit een iets andere invalshoek naar een medezeggenschapsvraagstuk. Om een einde aan die verwarring te maken, is eind 2021 -in nauw overleg met de RvB- ervoor gekozen om met ingang van 2022 terug te gaan naar de naam ondernemingsraad. Voor de leesbaarheid spreken we in deze terugblik al over ondernemingsraad.
De naamsverandering houdt niet in dat de missie van de raad verandert.

De ondernemingsraad (OR) wil samen met de RvB vanuit ieders rol en verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven, waardoor en waarbij de belangen tussen de medewerkers, de organisatie en de bewoners en cliënten in een goede verhouding staan. Voor de medewerkers betekent dit dat zij kunnen functioneren binnen een gezond bedrijf, zich professioneel kunnen ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin zij op professionele wijze kunnen werken en waarin waardering en zorg voor elkaar en zichzelf voorop staat.

De coronacrisis die in maart 2020 uitbrak, heeft ook in 2021 gevolgen gehad voor de wijze waarop de overleggen plaatsvonden. Vrijwel alle overleggen vonden vanaf die tijd digitaal plaats. Na de zomervakantie konden deelnemers elkaar fysiek treffen voor overleg. Medio november moest alweer overgegaan worden op digitaal overleggen.

In 2021 heeft de OR zes keer formeel overlegd met de RvB en de manager HR. Stand van zaken verzuim, stand van zaken organisatieontwikkelingen en stand van zaken financiën waren vaste agendapunten.

Zowel in het voor- en najaar vonden strategische conferenties plaats, waarin de RvB en delegaties van de CVR, CBR en OR bijeenkomen. Tijdens de voorjaarsconferentie is gesproken over het 100-dagen perspectief van de nieuwe RvB. Tijdens de najaarsbijeenkomst werd van gedachten gewisseld over hoe Vanboeijen personeel kan blijven binden aan de organisatie.

Daarnaast overlegde de commissie HR en kwaliteit van de OR één keer per kwartaal met de manager HR en een personeelsfunctionaris over onderdelen van het personeelsbeleid en kwaliteit.

De commissie financiën sprak één keer per kwartaal met de heer Dusseljee -lid RvB en verantwoordelijk voor de portefeuille bedrijfsvoering- en de manager financiën en control over financieel gerelateerde onderwerpen.

In februari en november sloot een delegatie van de RvT aan bij het formele overleg tussen de RvB en OR. In februari was het voornaamste agendapunt de gevolgen van de coronacrisis voor Vanboeijen en alle betrokkenen. In november is gesproken over de personele krapte in de zorg en de betekenis daarvan voor Vanboeijen.

Een vertegenwoordiging van de OR was als toehoorder aanwezig bij de gesprekken tussen de bedrijfsledengroep van de FNV en de RvB. Het doel van het gesprek was te komen tot een eenduidig beeld over de rol en positie van de OR en de bedrijfsledengroep. Daarnaast is er in deze gesprekken uitvoerig gesproken over de werkdruk. Tevens was een delegatie van de ondernemingsraad aanwezig bij het gesprek tussen RvB en vakbonden over het verlenging van het sociaal raamwerk. Ook was een delegatie van de OR aanwezig bij de ondertekening van het verlengde sociaal raamwerk.

Nagenoeg alle teams hebben een aandachtsfunctionaris OR. Deze persoon vormt in de communicatie de verbinding tussen de OR en het team. Vanwege de personeelswisselingen vond in het laatste kwartaal opnieuw een inventarisatie van aandachtfunctionarissen plaats. De hoop is om begin 2022 weer te starten met bijeenkomsten voor de aandachtfunctionarissen.

Ook dit jaar vonden, vanwege de coronacrisis, geen klankbordbijeenkomsten plaats.

De OR houdt de medewerkers via intranet regelmatig op de hoogte over zijn werkzaamheden. De OR realiseert zich dat medewerkers erg veel moeten lezen om op de hoogte te blijven. Daarom is in het laatste kwartaal gestart met korte vlogs. Op deze manier hopen we nog meer medewerkers te bereiken en te betrekken bij de OR.

De OR bestaat uit dertien gekozen personen en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

De OR heeft in 2021 de volgende adviesaanvragen en instemmingsverzoeken behandeld:

Adviesaanvraag                                                      

• Overdracht van de locatie Ellentshoek aan overnamepartner.
• Organisatiestructuurwijziging (de tot dan toe huidige structuur met twee sectormanagers behouden en uitbreiden van twee naar drie sectormanagers).
• Het beëindigen van de zorg voor bewoners op de locatie Villa Parkzicht aan de Aastraat in Steenwijk en het, in overleg met de ouders of verwanten, individueel voort te zetten op een andere passende locatie binnen Vanboeijen.

De OR heeft, na uitvoerig overleg, op deze adviesaanvragen positief geadviseerd.

• Nachtzorg: alle medewerkers in de nacht onderbrengen bij een zorgmanager en daarbij de functiescheiding centralisten- zorgmedewerkers in de nacht te handhaven.

De OR heeft kennisgenomen van alle informatie in de adviesaanvraag. Na zijn beoordeling van de adviesaanvraag heeft de OR vragen aan RvB voorgelegd. Na schriftelijke beantwoording van de vragen van de OR door de RvB zal de OR zich in 2022 opnieuw buigen over een te formuleren advies.

Instemmingsverzoek

• Vaststelling van een regeling op het gebied van thuiswerken zoals beschreven in de procedure thuiswerken.

De OR heeft na uitvoerig overleg met dit instemmingsverzoek ingestemd.

• Instrument RI&E.

Het instemmingsverzoek loopt door in 2022 omdat er nog aanvulling nodig was.