3. Bedrijfsvoering en financieel beleid

De bedrijfsvoering van Vanboeijen steunt op een terugkerende beleidscyclus. Dit start met het stellen van inhoudelijke prioriteiten en speerpunten in lijn met de meerjarenstrategie en het stellen van een kader voor de begroting voor het komende jaar. De raad van bestuur stelt de kaders vast, afstemming vindt plaats met de raad van toezicht, de ondernemingsraad (OR), de centrale bewonersraad (CBR) en de centrale verwantenraad (CVR). Daarmee is instemming en draagvlak gecreëerd voor de te nemen maatregelen en de beschikbaar te stellen financiële middelen in de begroting. Op grond hiervan worden de deelbegrotingen opgesteld voor zorglocaties en ondersteunende diensten. Het vertrekpunt hierbij is de zorgvraag, welke met behulp van een volumebegroting leidt tot een personele begroting. De uiteindelijke begroting wordt door de RvB vastgesteld en door de RvT goedgekeurd. Na vaststelling van de begroting wordt de rapportage voor het jaar ingericht en kan het periodiek monitoren van gestelde doelen via de realisatie starten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een BI-tool om de actualiteit goed te kunnen volgen. Tenslotte worden kwartaalrapportages en uiteindelijk een jaarverslag opgesteld met een integraal karakter. Het prospectieve karakter in deze cyclus krijgt binnen Vanboeijen steeds meer aandacht, onder andere via het opstellen van prognoses.

Bij Vanboeijen heeft risicomanagement ten aanzien van de inhoudelijke en ondersteunende processen continu aandacht. Het uitgangspunt is de verantwoordelijkheid voor de zorg én de bedrijfsvoering laag in de organisatie neer te leggen, binnen duidelijke kaders. Dit vraagt een risicobewustzijn en kwaliteitsdenken bij elke medewerker. De organisatie is ingericht met de gedachte van continu verbeteren. Actuele risico’s worden in kaart gebracht en geagendeerd in het overleg op de locaties, van het managementteam en in de vergaderingen met de RvT. Hierbij is aandacht voor het transparant verantwoording afleggen over prestaties aan externe stakeholders. Het vroegtijdig communiceren van risico’s maakt tijdige bijsturing mogelijk.

Naast de eigen risicobeoordeling vindt er op verschillende manieren ook externe risicobeoordeling plaats. Elk jaar wordt door de accountant een interimcontrole en een jaarrekeningcontrole uitgevoerd. Hierbij wordt de werking van de administratieve organisatie getoetst. Ook het WfZ verricht jaarlijks een herbeoordeling om te bezien of het lidmaatschap van Vanboeijen kan worden gecontinueerd. Ten slotte wordt Vanboeijen jaarlijks extern geaudit op basis van de HKZ-normering door de certificerende instantie. Voor al deze externe beoordelingen geldt dat de follow-up adequaat wordt opgepakt. Alle audits over 2021 kenden een positieve conclusie.

Daarnaast geldt voor Vanboeijen continu het risico van gewijzigde zorgfinanciering en regelgeving vanuit de overheid. Het kunnen inspelen op de veranderende behoefte van de bewoners en cliënten en hun ouders en verwanten maakt innovatief denken en handelen noodzakelijk. Het actueel houden van een meerjarenstrategie is voor Vanboeijen van groot belang en maakt onderdeel uit van het risicomanagement. In 2021 hebben we gewerkt aan een nieuwe meerjarenstrategie. De continuïteit van zorg aan de bewoners en cliënten, de relatie met ouders en verwanten en externe stakeholders en het gezond houden van de eigen organisatie zijn de belangrijkste doelen in dit kader.

Het financiële beleid van Vanboeijen is erop gericht om binnen de kaders van de Wlz, WMO en JW een betrouwbare en stabiele zorgaanbieder te zijn. Om dit te kunnen realiseren is jaarlijks een positieve toevoeging aan de algemene reserves noodzakelijk om eigen vermogen op te bouwen, te investeren, te innoveren en om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen.

Met haar financiers heeft Vanboeijen goede afspraken kunnen maken. Vanboeijen heeft in de komende jaren voldoende liquiditeiten voor de geplande uitgaven en heeft tevens een buffer voor het opvangen van eventuele risico’s en onzekerheden. Niettemin zijn acties ingezet om de liquiditeitspositie verder te verbeteren.

Vanboeijen heeft een koers ingezet om met een structurele rendementsverbetering de solvabiliteit (het eigen vermogen uitgedrukt in percentage van het balanstotaal) te verbeteren, waarbij een solvabiliteit van tenminste 25% wordt nagestreefd. Belangrijke stakeholders, zoals het WfZ en financiers, geven een dergelijk niveau van de solvabiliteit als richtlijn. In de kaderbrief van de begroting is beschreven welke resultaat gewenst is om in de komende jaren de gewenste solvabiliteitsverbetering te kunnen realiseren.

In de goedgekeurde begroting 2021 was rekening gehouden met een voordelig resultaat van € 0,4 mln. Het gerealiseerde resultaat over 2021 is € 1,5 mln. en daarmee dus hoger dan begroot. Ten opzichte van de begroting zijn er in 2021 aanvullende opbrengsten voor meerzorg geweest als gevolg van compensatie voor de fouten in het meerzorgsjabloon. De in 2020 gevormde voorziening verlieslatend contract is in 2021 volledig onttrokken en vrijgevallen, voor een bedrag van € 558.000 respectievelijk € 144.000. Dit betreft een voorziening ter dekking van de kosten ten gevolge van het niet gegunde contract Beschermd Wonen Assen.

De exploitatie in 2021 kende door corona een aantal bijzondere aspecten. Door de coronamaatregelen is er sprake van extra kosten, omzetderving en een compensatie hiervoor. In totaal bedraagt de aanwijsbare schadepost en daarmee ook de compensatie € 3,5 mln. De overheid heeft voor de zorgsector een adequate compensatieregeling ingesteld, waardoor de impact van corona in financiële zin uiteindelijk beperkt is. Niettemin zijn indirecte effecten aanwezig en niet compensabel.

Corona heeft zijn weerslag gehad op het ziekteverzuim en de daarmee gepaard gaande extra personele inzet zijn de kostenopdrijvende factoren. Om de zorgcontinuïteit te garanderen is voor het opvangen van het verzuim veelal extern personeel ingezet. Dit is een kostenopdrijvende factor. Het ziekteverzuim bedroeg in 2021 gemiddeld 9,2%. In 2020 was dit 8,4%. Begroot voor 2021 was 6,0%, aangevuld met het langdurig verzuim tot een totaal van 8,2%. In 2021 is een reductie van het ziekteverzuim voortdurend een punt van aandacht geweest. 

Het bezettingspercentage is 97% over 2021. In 2020 was dit ook 97%. Vanboeijen werkt aan een betere bezettingsgraad. Een vertraagde instroom door corona is echter ook te merken.

De balans van Vanboeijen heeft zich door actieve sturing in 2021 positief ontwikkeld. Voor Vanboeijen gelden per 31 december 2021, in vergelijking 2019 en 2020, de volgende ratio’s:

Na het aantreden van de nieuwe RvB per 1 februari 2021 is een nieuwe strategische koers ontwikkeld: ‘Wij zijn Vanboeijen 2022 – 2024’. Deze strategische koers geeft aan wat de speerpunten zijn voor de komende jaren en hoe we ‘Goed leven - Mooi werk - Met elkaar’ in de jaren voor ons willen ontwikkelen.

Bij de financiële beoordeling van Vanboeijen door externe stakeholders wordt met name gelet op de meerjarige ontwikkeling van de solvabiliteit en de kasstroomontwikkeling. Het is voor Vanboeijen dan ook van belang om de komende jaren een stabiele exploitatie ontwikkeling te laten zien. Een adequate financiering van complexe zorg (VG7) en meerzorg spelen hierbij een belangrijke rol. Alhoewel hier al jaren over gesproken wordt, is er nog geen structurele oplossing in zicht. Het zorgkantoor is Vanboeijen, ter overbrugging tot een structurele oplossing, incidenteel tegemoetgekomen. Voor een stabiele exploitatie is echter een structurele oplossing noodzakelijk. In 2022 wordt aanhoudend gewerkt aan een verdere verbetering van de bedrijfsvoering van zorglocaties. De beheersing van het ziekteverzuim en de kosten van PNIL zijn hierin een speerpunt. Er is een begroting afgegeven met een reële verwachting van een resultaat van 0,0%. Het beter organiseren van de personele inzet en tegelijk het terugdringen van ziekteverzuim, hebben hoge prioriteit. Er vindt een adequate monitoring plaats op de uitvoering van de kritische prestatie-indicatoren ingezette uren, cliëntbezetting en ziekteverzuim, naast ook meer inhoudelijke KPI’s op kwaliteitsgebied.

De coronapandemie leidt ook in 2022 tot extra kosten en is een onzekere factor in de bedrijfsvoering, mede doordat het onvoorspelbaar is hoe de pandemie verder zal verlopen. Vanboeijen volgt het overheidsbeleid en spant zich in om de effecten, zowel voor bewoners en cliënten als financieel, zo beperkt mogelijk te laten zijn. De overheid heeft de compensatieregelingen in beperkte mate gecontinueerd in 2022. Vanboeijen zal hier gebruik van maken en hiermee waarschijnlijk het financiële effect zoveel mogelijk kunnen beperken. 

Er wordt gebruik gemaakt van een meerjarenbegroting, welke jaarlijks wordt geactualiseerd, en van een 18-maands liquiditeitsprognose. 

Vanuit de RvB en het MT wordt in 2022, naast de hierboven genoemde adequate financiering van complexe zorg, wat betreft het financieel beleid vooral gestuurd op:

• een verbetering van de exploitatie van momenteel onrendabele locaties en het uitzetten van acties aan de hand van de maandelijkse financiële resultaten. Een speerpunt hierin is het verlagen van het ziekteverzuim en terugdringen van de kosten van PNIL; 
• het actief zorgdragen voor een personele bezetting op een zorglocatie, passend binnen de financiering van te leveren zorg. Hierbij wordt ook gekeken naar mogelijkheden voor nieuwbouw, waar een optimale personeelsbezetting beter mogelijk zal zijn. Een goede en passende inrichting van dagbesteding wordt in de loop van 2022 vormgegeven, waarbij ook het doel is gesteld om met kwaliteitsbehoud tot verdere efficiency te komen;
• planvorming ter ondersteuning van besluitvorming door middel van business cases voor onrendabele locaties, bij nieuwbouw of verbouw. Het strategisch vastgoedplan is in 2020 opgesteld en bevat plannen voor een aantal locaties om te komen tot verbetering en/of uitbreiding. Om dit proces goed te laten verlopen is een transitiemanager aangesteld.