3. Bedrijfsvoering en financieel beleid

De bedrijfsvoering van Vanboeijen steunt op een terugkerende beleidscyclus. Dit start met het stellen van inhoudelijke prioriteiten en speerpunten in lijn met de meerjarenstrategie en het stellen van een kader voor de begroting voor het komende jaar. De RvB stelt de kaders vast, mede in samenspraak met het MT en afstemming vindt plaats met de RvT, de OR, de CBR en de CVR. Daarmee is draagvlak gecreëerd voor de te nemen maatregelen en de beschikbaar te stellen financiële middelen in de begroting.

Op grond hiervan worden de deelbegrotingen opgesteld voor zorglocaties en ondersteunende diensten. Het vertrekpunt hierbij is de zorgvraag, welke met behulp van een volumebegroting leidt tot een personele begroting. De uiteindelijke begroting wordt door de RvB vastgesteld en door de RvT goedgekeurd. De CBR en CVR geven advies over de begroting en de OR ontvangt de begroting ter informatie. Na vaststelling van de begroting wordt de rapportage voor het jaar ingericht en kan het periodiek monitoren van gestelde doelen via de realisatie starten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een BI-tool om de actualiteit goed te kunnen volgen. Tenslotte worden kwartaalrapportages en uiteindelijk een jaarverslag opgesteld met een integraal karakter. Het prospectieve karakter in deze cyclus krijgt binnen Vanboeijen steeds meer aandacht, onder andere via het opstellen van prognoses. In 2023 gaan wij dit verder uitbouwen met rolling forecasting.

Vanboeijen besteedt continu aandacht aan risicomanagement ten aanzien van de inhoudelijke en ondersteunende processen. Het uitgangspunt is de verantwoordelijkheid voor de zorg èn de bedrijfsvoering laag in de organisatie neer te leggen, binnen duidelijke kaders. Dit vraagt een risicobewustzijn en kwaliteitsdenken bij elke medewerker. De organisatie is ingericht met de gedachte van continu verbeteren. Actuele risico’s worden in kaart gebracht en geagendeerd in het overleg op de locaties, van het managementteam, van de RvB en in de vergaderingen met de RvT. Hierbij is aandacht voor het transparant verantwoording afleggen over prestaties aan externe stakeholders. Het vroegtijdig communiceren van risico’s maakt tijdige bijsturing mogelijk.

De voornaamste risico’s binnen Vanboeijen zijn risico’s in het primair proces die inherent zijn aan de begeleiding en zorg die wij leveren, de eisen vanuit de zorgfinanciering en de regelgeving vanuit de overheid, de continuïteit van de zorgverlening mede gezien de arbeidsmarkt en de digitale veiligheid. We investeren erin om deze risico’s waar mogelijk af te dekken en we bekijken of de dekking in verhouding is tot eventuele gevolgschade en onze bedrijfscontinuïteit. We richten onze interne processen daarop in en huren waar nodig hiervoor externe expertise in.

Binnen Vanboeijen zijn we ons ervan bewust dat we te maken kunnen krijgen met fraude van medewerkers of externen en we zetten erop in om dat te voorkomen. We hanteren een gedragscode voor medewerkers, checken de identiteit en vragen referenties op bij indiensttreding. Het hebben van een VOG is voor iedere medewerker (zowel in dienst als ingehuurd) verplicht. Ook hebben we een klokkenluidersregeling. Bij het inzetten van derden toetsen we binnen onze mogelijkheden of we te maken hebben met een betrouwbare organisatie. Alle interne processen en controlesystemen zijn er mede op gericht om fraude te voorkomen en om afwijkingen zo vroeg mogelijk te signaleren en op te volgen.

En er vindt op verschillende manieren externe risicobeoordeling plaats. Elk jaar wordt door de accountant een interimcontrole en een jaarrekeningcontrole uitgevoerd. Hierbij wordt de werking van de administratieve organisatie getoetst. Ook het WfZ verricht jaarlijks een herbeoordeling om te bezien of het lidmaatschap van Vanboeijen kan worden gecontinueerd. Voor al deze externe beoordelingen geldt dat de follow-up adequaat wordt opgepakt.

Daarnaast geldt voor Vanboeijen continu het risico van gewijzigde eisen ten aanzien van zorgfinanciering en regelgeving vanuit de overheid. Hierop zijn ondersteunende processen en systemen adequaat ingericht. Het kunnen inspelen op de veranderende behoefte van de bewoners en cliënten en hun ouders en verwanten maakt innovatief denken en handelen noodzakelijk.

Het actueel houden van een meerjarenstrategie is voor Vanboeijen van groot belang en maakt onderdeel uit van het risicomanagement. In 2022 is voor het eerst gewerkt met de nieuwe meerjarenstrategie. De continuïteit van zorg aan de bewoners en cliënten, de relatie met ouders en verwanten en externe stakeholders en het gezond houden van de eigen organisatie zijn de belangrijkste doelen in dit kader.

We nemen doorlopend maatregelen om een digitaal veilige organisatie te zijn en te blijven en bereiden ons voor op de toekomst. Cybersecurity is voor ons een belangrijk thema waarin we de komende jaren extra investeren om te kunnen voldoen aan de eisen die daaraan worden gesteld.

In 2022 hebben we, net als veel andere zorgorganisaties, te maken gehad met een hack van  het cliëntportaal van ons ECD. Vanuit Vanboeijen zijn alle noodzakelijke maatregelen genomen en uit onderzoek bleek dat wij hier niet zelf debet aan waren. De leverancier voldeed aan alle eisen die werden gesteld en heeft er meteen alles aan gedaan om een dergelijke risico in de toekomst te voorkomen. De impact van de hack is gelukkig beperkt gebleven.

Het financiële beleid van Vanboeijen is erop gericht om binnen de kaders van de Wlz, WMO en JW een betrouwbare en stabiele zorgaanbieder te zijn. Om dit te kunnen realiseren is jaarlijks een positieve toevoeging aan de algemene reserves noodzakelijk om eigen vermogen op te bouwen, te investeren, te innoveren en om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen.

Met haar bancaire financiers heeft Vanboeijen goede afspraken kunnen maken. Vanboeijen heeft in de komende jaren voldoende liquiditeiten voor de geplande uitgaven en heeft tevens een buffer voor het opvangen van eventuele risico’s en onzekerheden. Niettemin zijn acties ingezet om de liquiditeitspositie verder te verbeteren.

Vanboeijen heeft een koers ingezet om met een structurele rendementsverbetering de solvabiliteit (het eigen vermogen uitgedrukt in percentage van het balanstotaal) te verbeteren, waarbij een solvabiliteit van tenminste 25% wordt gehanteerd. Belangrijke stakeholders, zoals het WfZ en financiers, geven een dergelijk niveau van de solvabiliteit als richtlijn. In 2022 is een treasurycommissie opgestart om, mede in het licht van de vastgoedinvesteringen, meer sturing te geven aan treasurybeheer.

In de goedgekeurde begroting 2022 was rekening gehouden met een resultaat van € 0,0 mln. Het gerealiseerde resultaat over 2022 is € 1,2 mln. en daarmee dus hoger dan begroot. Ten opzichte van de begroting zijn er in 2022 aanvullende opbrengsten door een nagekomen vergoeding van de overproductie 2021, een boekwinst uit de verkoop van een stuk grond en de generieke energiecompensatie vanuit de Wlz.

Corona leverde in de exploitatie in 2022  een aantal bijzondere kosten op. Door de coronamaatregelen is er sprake van extra kosten en een compensatie van overheidswege hiervoor. In totaal bedraagt de aanwijsbare schadepost en daarmee ook de compensatie € 4,5 mln. De overheid heeft voor de zorgsector een ten opzichte van het vorige jaar ingeperkte compensatieregeling ingesteld, waardoor de impact van corona in financiële zin uiteindelijk beperkt is. Niettemin zijn indirecte effecten aanwezig en niet compensabel.

Corona heeft zijn weerslag gehad op het ziekteverzuim en de daarmee gepaard gaande extra personele inzet zijn de kostenopdrijvende factoren. Er is veelal extern personeel ingezet om ondanks het ziekteverzuim de zorgcontinuïteit te garanderen. Dit is een kostenopdrijvende factor door de hogere kosten per fte. Het ziekteverzuim bedroeg in 2022 gemiddeld 10,5%. In 2021 was dit 9,2%. Begroot voor 2022 was een totaal van 8,7%. 

Het bezettingspercentage over 2022 is 97%, identiek aan 2021. Vanboeijen werkt aan een betere bezettingsgraad. 

De balans van Vanboeijen heeft zich door actieve sturing in 2022 positief ontwikkeld. Voor Vanboeijen gelden per 31 december 2022, in vergelijking 2020 en 2021, de volgende ratio’s:

Vanboeijen heeft in 2022 gewerkt met de nieuwe strategische koers ‘Wij zijn Vanboeijen 2022 – 2024’. Deze strategische koers geeft aan wat de speerpunten zijn voor de komende jaren en hoe we ‘Goed leven - Mooi werk - Met elkaar’ in de jaren voor ons willen ontwikkelen.

Bij de financiële beoordeling van Vanboeijen door externe stakeholders wordt met name gelet op de meerjarige ontwikkeling van de solvabiliteit en de kasstroomontwikkeling. Het is voor Vanboeijen dan ook van belang om de komende jaren een stabiele exploitatie ontwikkeling te laten zien. Een adequate financiering van complexe zorg (VG7) en meerzorg spelen hierbij een belangrijke rol. Alhoewel hier al jaren over gesproken wordt, is er nog geen structurele oplossing in zicht. Het zorgkantoor is Vanboeijen, ter overbrugging tot een structurele oplossing, incidenteel tegemoetgekomen. Voor een stabiele en positieve zorgexploitatie is echter een structurele oplossing noodzakelijk. In 2023 wordt aanhoudend gewerkt aan een verdere verbetering van de bedrijfsvoering van zorglocaties. De beheersing van het ziekteverzuim en de kosten van PNIL zijn hierin een speerpunt. De explosief gestegen energiekosten zijn bepalend voor het begrotingsresultaat van 2023. De impact van de gestegen energiekosten is op begrotingsbasis € 3 mln. zonder dat er uitzicht is op energiekosten compensatie. Er is hierdoor een begroting afgegeven met een reële verwachting van een resultaat van -2,2%. Met dit begrote resultaat over 2023 wordt de bankconvenanten niet doorbroken. Het uitgangspunt is dat het effect van de gestegen energiekosten voor een groot deel eenmalig is. Energiekosten compensatie is daarmee in 2023 noodzakelijk. Intern werkt het management ook aan het ombuigen van dit resultaat met 3 resultaatgebieden: een verbeterde bedbezetting, het beter organiseren van de personele inzet en tegelijk het terugdringen van ziekteverzuim. Er vindt een adequate monitoring plaats op de uitvoering van de kritische prestatie-indicatoren ingezette uren, cliëntbezetting en ziekteverzuim, naast ook meer inhoudelijke KPI’s op kwaliteitsgebied.

De coronapandemie zal ook in 2023 tot extra kosten leiden en is een onzekere factor in de bedrijfsvoering. De overheid heeft de compensatieregeling niet gecontinueerd in 2023. 

Er wordt gebruik gemaakt van een meerjarenbegroting, welke jaarlijks wordt geactualiseerd, en van een 18-maands liquiditeitsprognose. 

Vanuit de RvB en het MT wordt in 2023, naast de hierboven genoemde adequate financiering van complexe zorg en de noodzakelijke energiekosten compensatie, wat betreft het financieel beleid vooral gestuurd op:

• een verbetering van de exploitatie van locaties waar de kosten/uitgaven aanzienlijk hoger zijn dan de opbrengsten, en het uitzetten van acties aan de hand van de maandelijkse financiële resultaten. Hieraan wordt gewerkt op o.a. drie onderdelen: verbeteren bezettingsgraad, verlagen van het ziekteverzuim en terugdringen van de kosten van PNIL; 
• het actief zorgdragen voor een personele bezetting op een zorglocatie, passend binnen de financiering van te leveren zorg. Hierbij wordt ook gekeken naar mogelijkheden voor nieuwbouw, waar een optimale personeelsbezetting beter mogelijk zal zijn. Een goede en passende inrichting van dagbesteding is in de 2022 verder vormgegeven en dit wordt doorgezet in 2023;
• planvorming ter ondersteuning van besluitvorming door middel van business cases voor locaties waar de kosten/uitgaven aanzienlijk hoger zijn dan de opbrengsten, bij nieuwbouw of verbouw. Het strategisch vastgoedplan is in 2020 opgesteld en bevat plannen voor een aantal locaties om te komen tot verbetering en/of uitbreiding. Om o.a. dit proces goed te laten verlopen is een transitiemanager aangesteld. Het vastgoedplan zal in 2023 geactualiseerd worden.