2.1 Normen voor goed bestuur
Vanboeijen heeft een tweehoofdige raad van bestuur (RvB) en een raad van toezicht (RvT) die in 2022 uit zes leden bestond.
De RvB en RvT vinden goed bestuur en toezicht belangrijk en hanteren hiervoor, naast de statuten en reglementen, de Governancecode Zorg als norm. De RvB en de RvT streven naar een optimale invulling van deze code.
De RvT richt zich primair op de belangen van bewoners en cliënten en de continuïteit en professionaliteit van de organisatie in de bestaande maatschappelijke context. De RvT doet dat vanuit de eigen visie op toezicht.
Dit jaar zijn de statuten aangepast en de reglementen van de RvB en RvT opnieuw beschreven en vastgesteld om daarmee te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving en aan te sluiten op de nieuwe organisatiestructuur. Hiervoor zijn de modelstatuten en modelreglementen van de NVTZ en NVZD als uitgangspunt gehanteerd. Daarnaast is het informatieprotocol van de RvT geactualiseerd en opnieuw vastgesteld.
2.2 Raad van bestuur
De tweehoofdige RvB van Vanboeijen bestaat uit de heer Y. (Yonas) Tewelde, voorzitter van de RvB, en de heer J. (Johan) Dusseljee, lid van de RvB.
Vanuit de visie en missie geeft de RvB leiding en richting aan Vanboeijen. Dit alles vindt plaats in een goede samenwerking met de MT-leden, managers ondersteunende diensten, de CBR, CVR en OR.
In dit bijzondere jaar waarin de coronapandemie voortduurde, met gevolgen voor het welzijn van de bewoners en medewerkers en met risico’s voor zorgcontinuïteit, was de samenwerking intensief. Hierdoor is Vanboeijen erin geslaagd om de continuïteit en veiligheid van zorgverlening te waarborgen. De RvB bedankt iedereen die daaraan bijgedragen heeft.
De RvB heeft ervoor gekozen om de in 2021 gewijzigde organisatiestructuur te verbeteren door het aantal sectormanagers per 1 oktober 2022 structureel uit te breiden van 3 naar 4 sectormanagers. De sectormanagers geven op basis van een onderverdeling in doelgroepen en aard van de hulpvraag leiding aan de zorgmanagers. Daarnaast is er 1 van de 4 sectormanagers verantwoordelijk voor de aansturing van het organisatieonderdeel ABC (Advies Behandeling en Consult) en de doorontwikkeling van de Poli Vanboeijen.
Over het gevoerde beleid en het handelen legt de RvB intern verantwoording af aan de RvT.
De nevenfuncties van de RvB in 2022 met goedkeuring van de RvT zijn:
De heer Y. (Yonas) Tewelde:
- Lid RvT bij de Hanzehogeschool Groningen
- Voorzitter RvT bij Wold en Waard
De heer J. (Johan) Dusseljee:
- Lid RvT, vicevoorzitter en lid auditcommissie bij ZINN
- Lid Bestuurlijke Advies Commissie bedrijfsvoering en Adviescommissie voor Arbeidszaken VGN
Gedragscode
De RvB houdt zich aan de statuten en reglementen van Vanboeijen, de Governancecode Zorg en de Gedragscode van de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg.
Accreditatie
De leden van de RvB zijn dit jaar beide gestart met het accreditatietraject voor bestuurders in de zorg vanuit de NVZD. De heer Dusseljee is dit jaar door de NVZD geaccrediteerd en de heer Tewelde zal zijn accreditatie in januari 2023 afronden.
De heer Tewelde is in september gestart met de governance opleiding voor commissarissen en bestuurders van Wagner die tot begin 2023 doorloopt. De heer Dusseljee heeft dit jaar de masterclass voor zorgbestuurders van het Erasmus Centrum voor Zorgbestuur gevolgd en afgerond.
Bezoldiging raad van bestuur
De RvT is als werkgever van de RvB verantwoordelijk voor het vaststellen van de bezoldiging van de RvB. Inclusief alle WNT-componenten is deze in lijn met de Wet Normering Topinkomens en de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. Deze is gebaseerd op de klasse indeling (klasse IV) en is door de RvT in december vastgesteld. De bezoldiging van de RvB wordt vermeld in de jaarrekening 2022.
Jaargesprek raad van bestuur
De heer Tewelde en de heer Dusseljee hebben op 23 april met de remuneratiecommissie van de RvT ieder een individueel en een gezamenlijk jaargesprek gevoerd. In deze gesprekken is de wijze waarop zij individueel en gezamenlijk invulling hebben gegeven aan de besturing van de organisatie besproken.
Op 24 november heeft de remuneratiecommissie met de RvB gesproken over de ontwikkelingen van de organisatie op basis van feedback die de remuneratiecommissie vanuit de organisatie had opgehaald bij enkele zorgmanagers en een gedragsdeskundige.
Bestuurskosten
Vanboeijen kent geen vaste onkostenvergoeding voor leden van de RvB en de RvT. Gemaakte onkosten kunnen worden gedeclareerd. De declaraties van de RvB van 2022 zijn gecontroleerd en getekend voor akkoord door de voorzitter van de RvT.
2.3 Raad van toezicht
De RvT is verantwoordelijk voor goed toezicht, werkgeverschap en is adviseur voor de RvB, waarbij de RvB ook adviseur is van de RvT.
De RvT legt extern verantwoording af over zijn handelen door goedkeuring te verlenen aan het maatschappelijk jaarverslag, inclusief de jaarrekening.
Samenstelling
De RvT bestaat in 2022 uit zes leden. In 2022 hebben er geen wisselingen plaatsgevonden in de samenstelling van de RvT.
Samenstelling RvT vanaf 1 januari 2022:
| Naam | Benoeming | (Neven)functies |
| De heer prof. em. dr. J.S. Reinders | 26-03-2016 op voordracht van de MZR |
Geen nevenfuncties |
| De heer drs. H.F. Schoep MMC | 26-03-2016 op voordracht van de CVR |
- Organisatieadviseur en (interim- en project)manager in de zorg, overheid en gerelateerde sectoren voor Schoep Organisatieadvies & Management - Voorzitter protestantse wijkgemeente Vredenoord in Assen |
| De heer E.H.J. Uitentuis MHA | 30-3-2016 | - Penningmeester Stichting Disability Support International - Penningmeester Stichting Vrienden van Georgië - Bestuurslid Fundatia Viata Deminitate (Urlati-Roemenië) - Lid Europese gesprekskring “Orte Zum Leben” - Lid Raad van Toezicht Stichting De Wederkerigheid (tot 13-09-2022) - Vereffenaar Stichting De Wederkerigheid (07-02-2022 tot 13-09-2022) |
| De heer drs. J. Schaart MHA | 1-1-2017 | - Lid Raad van Bestuur Dokter Drenthe - Lid Raad van Toezicht Meander Medisch Centrum (tot 01-09-2022) - Lid Bestuurlijk ROAZ Noord Nederland - Lid Beleidsadviescommissie Acute Zorg Ineen - Lid Raad van Toezicht ELD Midden Nederland |
| Mevrouw dr. L. Kater MBA | 1-1-2018 | - Bestuurder ZGR (Zorggroep Raalte) - Lid ethicus Regionale Toetsingscommissie Euthanasie (RTE) - Lid en vice-voorzitter Raad van Toezicht Meander Medisch Centrum (vanaf 01-09-2022) - Voorzitter Samen voor Sallandse Zorg (Wlz) - Lid Transformation Board Salland United (Zvw en WMO) |
| Mevrouw prof. dr. E.J. Finnema | 1-1-2018 | - Hoogleraar verplegingswetenschap en onderwijs - Hoofd sectie verplegingswetenschap en boegbeeld verpleegkunde bij UMC Groningen - Lector NHL Stenden en Hanzehogeschool - Lid Raad van Toezicht Fier - Chief nursing officer ministerie van VWS |
Deskundigheidsbevordering en deskundigheidsontwikkeling
De leden van de RvT verdiepen zich in de ontwikkelingen op het gebied van de zorg om zo hun toezichthoudende rol professioneel en op een verantwoorde wijze in te vullen. Ze zijn allen lid van de NVTZ, de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg.
Alle activiteiten die in het kader van deskundigheidsbevordering zijn ondernomen door de leden van de RvT in 2022 worden aan de NVTZ vermeld en gepubliceerd op de NVTZ-website.
Werving, selectie en benoeming RvT
De voorzitter en vicevoorzitter van de RvT zullen conform het rooster van aftreden per 1 mei 2023 aftreden. Hierdoor ontstaat een tweetal vacatures. De openbare wervingsprocedure voor twee nieuwe toezichthouders is reeds in 2022 gestart. Voorafgaande aan de vacaturestelling zijn de profielen met advies van de RvB, CBR, CVR en OR definitief door de RvT vastgesteld. De werving- en selectieprocedure zal voor 1 mei 2023 worden afgerond.
Er is door de RvT, op voordracht van de remuneratiecommissie, een stagiaire aangesteld per 12 december 2022 die 1 jaar zal stagelopen binnen de RvT. De stagiaire, mevrouw C. (Charlene) Sanders van ‘t Ende, volgt de opleiding "oriëntatiesessies aankomende toezichthouders” van de NVTZ, voor meer diversiteit binnen raden van toezicht. Deze stage maakt onderdeel uit van de opleiding.
Formele vergaderingen en overleg medezeggenschapsorganen
De RvT heeft 5 keer regulier vergaderd met de RvB. Alle onderwerpen zoals vastgelegd in de statuten en reglementen van Vanboeijen zijn in deze vergaderingen aan de orde geweest. Ook is er verschillende keren over organisatiebrede thema’s gesproken, in het bijzonder over de stand van zaken corona. Daarnaast is er regelmatig informeel overleg geweest tussen de RvB en de voorzitter van de RvT.
Een afvaardiging van de RvT heeft het afgelopen jaar 2 keer een formele vergadering van de CBR met de RvB bijgewoond, op 14 juni en 1 november.
Dit jaar heeft een lid van de RvT op verzoek van de CVR zonder aanwezigheid van de RvB met de CVR gesproken over de ontwikkelingen binnen Vanboeijen. Tijdens de achterbanbijeenkomsten van de CVR op 22 april, 14 mei, 8 oktober en 5 november was er een RvT-lid aanwezig.
Een afvaardiging van de RvT heeft op 7 april en 3 november een deel van de formele vergadering van de OR met de RvB bijgewoond. Tijdens deze vergaderingen zijn er actuele thema’s besproken gerelateerd aan werkplezier, de toekomst van de zorg, de arbeidsmarktkrapte en de energiecrisis en impact daarvan op Vanboeijen.
Een afvaardiging van de RvT heeft dit jaar tweemaal het strategisch overleg van de RvB met de gremia bijgewoond. In het voorjaar op 21 april over het thema werkplezier en in najaar op 13 oktober over de onderwerpen arbeidsbesparende technologie en informele zorg.
Toezicht op strategie en prestaties en interne beheersing en controlesystemen
De RvB heeft de RvT tijdens de vergaderingen en waar nodig tussentijds geïnformeerd over alle voor de RvT belangrijke zaken zodat de RvT zijn toezichthoudende rol zo goed mogelijk kan vervullen. Bij mogelijke risico’s is de RvT tijdig door de RvB geïnformeerd.
Informatiebronnen
De RvT ontvangt conform de statuten, reglementen en het informatieprotocol, voor hen relevante notities, brieven, beleidsvoorstellen en plannen van Vanboeijen alsmede informatie over de stand van zaken rondom corona.
De RvB informeert de RvT schriftelijk over alle voor hen belangrijke zaken en de RvT ontvangt ieder kwartaal van de RvB een integrale kwartaalrapportage.
De werkbezoeken van de RvT en het miniatuurbezoek van de commissie kwaliteit en veiligheid vormen daarnaast een belangrijke bron van informatie voor de RvT.
Ingestelde commissies
De RvT werkt met drie commissies: de remuneratiecommissie, de auditcommissie en de commissie kwaliteit en veiligheid.
- De remuneratiecommissie is in 2022 twee keer bijeengekomen.
- De auditcommissie is in 2022 vijf keer bijeengekomen.
- De commissie kwaliteit en veiligheid is in 2022 vier keer bijeengekomen.
Borging onafhankelijkheid en voorkomen van belangenverstrengeling
De toezichthouders vervullen geen nevenfuncties die in strijd zijn met de belangen van Vanboeijen. De onafhankelijkheid van de leden is geborgd zodat zij zonder last of ruggespraak kunnen functioneren.
Jaarlijkse evaluatie
Eenmaal per jaar evalueert de RvT zijn eigen functioneren. In 2022 heeft deze zelfevaluatie plaatsgevonden, deels in aanwezigheid van de RvB en de bestuurssecretaris op 28 september onder externe begeleiding van de heer H. (Heinrich) Winter.
Goedkeuring
De RvT heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de RvB:
- De jaarrekening en het jaardocument 2021
- Het wijzigen van de statuten
- Het wijzigen van het reglement RvB
- De aankoop en verbouw van de locatie Geelbroek
- De gewijzigde businesscase nieuwbouw Terreplein fase 2
- De begroting 2023
Vaststelling
De RvT heeft de volgende zaken vastgesteld:
- Per 1 mei 2023 ontstaan er 2 vacatures in de RvT; één vacature met een financieel profiel en één vacature met het profiel zorgtransformatie.
- Mevrouw L. Kater zal de heer J.S. Reinders opvolgen als voorzitter bij zijn vertrek op 1 mei 2023.
- De heer J. Schaart zal de heer E.H.J. Uitentuis opvolgen als vicevoorzitter bij zijn vertrek op 1 mei 2023.
- De profielen voor twee nieuw te werven leden RvT per 1 mei 2023.
- Het wijzigen van het reglement RvT en informatieprotocol.
- De klasse indeling voor 2022 in klasse IV.
- De bezoldiging van de RvB en honorering RvT voor 2023.
Advies
De RvT heeft de RvB diverse malen geadviseerd over de strategische ontwikkelingen. Dit betrof met name het thema de toekomst van de zorg en de daaraan gerelateerde koers van de organisatie in de komende jaren. Op 6 juli heeft de RvT in dit kader uitgebreid gesproken met de RvB over het thema informele zorg. En op 9 november over het onderwerp strategisch personeelsmanagement.
De RvT heeft zijn beschouwing gegeven op het Kwaliteitsrapport 2021 en deze beschouwing is vervolgens als bijlage in het Kwaliteitsrapport 2021 opgenomen.
Werkbezoeken
De leden van de commissie kwaliteit en veiligheid hebben 1 miniatuurbezoek gebracht op een locatie binnen Vanboeijen zonder aanwezigheid van de RvB. Deze miniatuur vond plaats op 23 februari op Middenweg 10 (een woonlocatie). De RvT heeft op 6 juli een werkbezoek gebracht in Assen aan Multa, een locatie met arbeidsmatige werk en dagbesteding. En op 9 november aan de dagbesteding en een aantal woningen in Meppel met de doelgroep mensen met een ernstige meervoudige beperking. Daarnaast was er een afvaardiging van de RvT aanwezig bij het 25-jarig bestaan van het Erf in Meppel.
2.4 Centrale bewonersraad
2.5 Centrale verwantenraad
De CVR komt op voor de belangen van alle bewoners en cliënten van Vanboeijen. Goede kwaliteit van zorg, vanuit het perspectief van de bewoners/cliënten en ouders/verwanten/vertegenwoordigers, is het speerpunt voor de CVR.
Samenstelling CVR in 2022
Alle vertegenwoordigers van bewoners en cliënten zijn lid van de CVR. Uit de leden wordt een bestuur gekozen. In het verslagjaar zijn 2 bestuursleden afgetreden. Fijn was dat 1 nieuwe verwant in 2022 is toegetreden tot het bestuur. Eind 2022 was er nog 1 vacature in het CVR-bestuur.
- Gea de Groot (voorzitter)
- Elly van der Meer
- Froukje Koster
- Marita Smelter
- Stieneke Groeneveld
- Jan van der Linden
- Vacature
De CVR wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris Janny Korsaan.
Uitgebrachte adviezen en reacties op instemmingsverzoeken
De volgende onderwerpen zijn door de RvB ter advies of ter instemming voorgelegd aan de CVR.
| Onderwerp | Ter advies, ter instemming, ongevraagd advies | Reactie CVR |
|---|---|---|
| Jaarrekening 2021 | Ter advies | Positief advies |
| Klachtenregeling cliënten | Ter instemming | Instemming |
| Overgang van certificering HKZ naar Kwaliteitskader | Ter instemming | Instemming |
| Medezeggenschapsregelingen en werkafspraken | Ter instemming | Instemming |
| Profiel voor nieuwe leden raad van toezicht | Ter advies | Adviezen gegeven over de ontvangen concept-profielen |
| Sociaal plan bij voorgenomen verhuizing, renovatie, sloop of sluiting van een locatie | Ter instemming | Loopt nog |
| Samenwerkingsovereenkomst complexe zorg | Ter advies | Positief advies gegeven in februari 2023 |
| Begroting 2023 | Ter advies | Positief advies gegeven in januari 2023 |
Verder werd in 2022 twee keer een reactie door de CVR gegeven over ontvangen analyses over de onvrijwillige zorg betreffende geheel 2021 en het eerste halfjaar 2022.
Enkele onderwerpen nader toegelicht
Medezeggenschapsregelingen
De CVR heeft vaak en uitvoerig overlegd over de medezeggenschapsregelingen en werkafspraken. Zo stonden de voorjaarsbijeenkomsten in het teken van de vernieuwde medezeggenschapsregelingen. De toen opgehaalde punten rondom inspraak en medezeggenschap zijn meegenomen naar de overleggen met de RvB en met de CBR. De CVR is erg blij met alle verwanten en vertegenwoordigers van locaties of lokale raden die zich hebben opgegeven als contactpersoon voor de CVR.
Overgang van het kwaliteitssysteem HZK naar het kwaliteitskader
De CVR heeft in de behandeling van dit instemmingsverzoek erop gekoerst dat de lokale raden op de woningen -en als die er niet zijn de verwanten op de woningen- in de voorbereiding en de uitvoering van de audit op de woning betrokken worden bij de thema’s cliëntparticipatie en cliënttevredenheid. En dat zij hiervoor uitgenodigd worden door de zorgmanager van de woning.
Vernieuwde klachtenregeling
De insteek van de CVR hierin was vooral om deze formele klachtenregeling voor verwanten duidelijk, concreet en leesbaar te laten zijn. Daarvoor is na goed overleg een A4 ontwikkeld die op een overzichtelijke, begrijpelijke en korte manier laat zien welke stappen doorlopen worden bij een uiting van ongenoegen of een klacht. En wat daarbij verwacht kan worden.
Sociaal plan bij verhuizing, renovatie, sloop of sluiting van een locatie
Het sociaal plan is belangrijk omdat hierin de afspraken worden vastgelegd waar bewoners en verwanten zich op kunnen beroepen in geval van renovatie, sloop of sluiting van een locatie met als consequentie verhuizing van bewoners. Over het ontvangen instemmingsverzoek is in 2022 uitvoerig overleg geweest. De gesprekken hierover gaan in 2023 door.
Transitie naar een toekomstbestendige gehandicaptenzorg
De CVR heeft met de RvB een aantal keren van gedachten gewisseld over de kanslijnen uit het rapport Transitie naar een toekomstbestendige gehandicaptenzorg. De 5e kanslijn ‘Stimuleren en faciliteren van het eigen netwerk om die een rol te laten spelen in de zorg en ondersteuning’ was onderwerp van gesprek op de twee achterbanbijenkomsten in het najaar.
Contact met achterban
De CVR vindt het belangrijk om goed in contact te zijn met de achterban van de CVR. In 2022 zijn er daarom in het voor- en najaar, in zowel Assen als Meppel, achterbanbijeenkomsten georganiseerd, 4 in totaal. Deze bijeenkomsten worden ingevuld als achterbanraadpleging. Het doel is om te weten te komen wat de mening is van de achterban over de onderwerpen waarover het CVR-bestuur met de RvB in overleg is. Communicatie met de achterban gaat verder via nieuwsbrieven van de CVR die regelmatig verschijnen en via een groep op het intranet van Vanboeijen. Deze groep is ook bedoeld om over en weer vragen te stellen, ervaringen en nuttige informatie uit te wisselen.
Overleggen
Overleggen CVR
Omdat er in 2022 qua samenstelling een vrij nieuw bestuur was èn er veel belangrijke onderwerpen op de agenda stonden, heeft de CVR ervoor gekozen om eerst tweewekelijks, en na de zomerperiode minder frequent, een Teamsoverleg te houden. Dat heeft de CVR erg geholpen om snel met elkaar invulling te geven aan de medezeggenschapsrechten en om de overleggen met de RvB voor te bereiden.
In maart 2022 was er ook een zogenaamde heidag voor de CVR. Onder leiding van een cursusleider van de LSR werd nader met elkaar kennisgemaakt en is gekeken hoe we willen gaan samenwerken als team en met de RvB. In december 2022 hebben we geëvalueerd hoe we als CVR hebben samengewerkt en wat er terecht is gekomen van onze plannen en goede voornemens.
Een delegatie van de CVR had daarnaast verschillende keren met medewerkers van Vanboeijen over specifieke thema’s. Twee bestuursleden zitten namens de CVR in de financiële commissie en hebben structureel overleg met o.a. 1 lid van de RvB.
Werkbezoek
In 2022 werd er 1 werkbezoek afgelegd om de vernieuwde visie op werk en dagbesteding in de praktijk te zien en ervaren door een rondleiding op diverse dagbestedingslocaties in Assen.
Overlegvergaderingen met de RvB
Het verslagjaar werd in januari afgetrapt met een nieuwjaarsbijeenkomst tussen de CVR en de RvB. Het thema van deze bijeenkomst was de WMCZ binnen Vanboeijen. In mei werd over dit onderwerp weer een gezamenlijk overleg gehouden.
In 2022 vonden er verder 6 overlegvergaderingen plaats tussen de CVR en de RvB. Bij deze vergaderingen is ook de bestuurssecretaris aanwezig. En afhankelijk van het onderwerp ook andere medewerkers van Vanboeijen. Voorafgaand aan 4 van deze overlegvergaderingen vond een gezamenlijk overleg plaats over een zorginhoudelijk onderwerp.
Andere ontmoetingen
Contact met de CBR
De voorzitter heeft in februari en augustus een vergadering bijgewoond van de centrale bewonersraad. In die laatste vergadering stond de medezeggenschapsregeling centraal. Verder was er telefonisch contact met de CBR over onderwerpen via de coach van de CBR.
Contact met de OR
Voorzitters van de CVR en OR hadden regelmatig telefonisch contact over diverse onderwerpen.
Contact met de RvT
Met 1 lid van de RvT heeft in mei een gesprek plaatsgevonden met de CVR. Een delegatie van de RvT was aanwezig op de achterbanbijeenkomsten van de CVR.
Strategisch overleg
De CVR was vertegenwoordigd op het strategisch overleg van oktober waar het onderwerp ‘wat kan de begeleiders helpen om in de toekomst goede zorg te kunnen blijven verlenen’ binnen Vanboeijen.
Tot slot
Dank aan alle medewerkers, verwanten en vrijwilligers die zich inzetten om inspraak en medezeggenschap te faciliteren en te organiseren voor bewoners en cliënten. Zij leveren daarmee een grote bijdrage aan een Goed Leven voor bewoners en cliënten van Vanboeijen.
2.6 Ondernemingsraad
Van medezeggenschapsraad naar ondernemingsraad
Sinds 2010 spraken we binnen Vanboeijen van medezeggenschapsraad in plaats van ondernemingsraad. In de loop der jaren bleek steeds meer dat deze naam verwarring opriep met medezeggenschap voor cliënten. Natuurlijk werken we hier allemaal voor en dankzij de bewoners en cliënten, maar soms kijken we net vanuit een iets andere invalshoek naar een medezeggenschapsvraagstuk. Om een einde aan die verwarring te maken, is er eind 2021 -in nauw overleg met de RvB- voor gekozen om met ingang van 2022 terug te gaan naar de naam ondernemingsraad.
De naamsverandering houdt niet in dat de missie van de raad verandert.
Missie
De ondernemingsraad (OR) wil samen met de RvB vanuit ieders rol en verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven, waardoor en waarbij de belangen tussen medewerkers, organisatie en cliënten in een goede verhouding staan. Voor de medewerkers betekent dit dat zij kunnen functioneren binnen een gezond bedrijf, zich professioneel kunnen ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin zij op professionele wijze kunnen werken en waarin waardering en zorg voor elkaar en zichzelf voorop staat.
Overleg
De coronacrisis die in maart 2020 uitbrak, heeft ook in 2022 gevolgen gehad voor de wijze waarop de overleggen plaats vonden. Ook dit jaar vonden een aantal overleggen noodgedwongen digitaal plaats. De coronacrisis heeft ons echter ook wel geleerd dat het zeker niet nodig is dat elk overleg fysiek plaatsvindt. Indien mogelijk vergaderen we om en om via Teams en live.
In 2022 heeft de OR zes maal formeel overlegd met de RvB en de manager HR. Stand van zaken verzuim en stand van zaken organisatieontwikkelingen, stand van zaken financiën en ontwikkelingen rondom corona waren vaste agendapunten.
Zowel in het voor- als in het najaar vonden strategische conferenties plaats, waarin RvB, delegaties van de RvT, de CVR, CBR en OR bijeen komen. Tijdens de voorjaarsconferentie is gesproken over de strategische beweging ‘Van goed werkgeverschap naar werkplezier’. Tijdens de najaarsbijeenkomst werd van gedachten gewisseld over wat begeleiders kan helpen om in de toekomst goede zorg te kunnen blijven verlenen binnen Vanboeijen.
Daarnaast overlegde de commissie HR en kwaliteit van de OR 1 keer per kwartaal met de manager HR over onderdelen van het personeelsbeleid en kwaliteit. Het laatste half uur van dit overleg sloot een vertegenwoordiging van de bedrijfsledengroep van de FNV aan.
De commissie financiën sprak eenmaal per kwartaal met de heer Dusseljee -lid RvB en verantwoordelijk voor de portefeuille bedrijfsvoering- en de manager financiën control & planning, over financieel gerelateerde onderwerpen.
In april en november sloot een delegatie van de RvT aan bij het formele overleg tussen de RvB en OR. In april was het voornaamste agendapunt de invloed van de zorgbrede ontwikkelingen op Vanboeijen. In november is gesproken over de gevolgen van de stijgende energieprijzen. Ziekenhuizen en verpleeg- en verzorgingshuizen komen hierover op diverse manieren in het nieuws. De gehandicaptenzorg lijkt ook nu te bescheiden in het zich laten horen. Hoe kunnen we samen als gehele zorgsector, verpleeg- en verzorgingstehuizen en gehandicaptenzorg etc., optrekken. Niet alleen op het gebied van de stijgende (energie)kosten, maar ook op het gebied van het verkrijgen en behouden van geschikt personeel.
Achterban
Het grootste deel van de teams heeft een aandachtsfunctionaris OR. Deze persoon vormt in de communicatie de verbinding tussen OR en het team. De OR heeft regelmatig vlogs op intranet geplaatst. Daarin kregen de medewerkers in het kort toegelicht waarmee de OR zich bezig heeft gehouden. Op deze manier hopen we nog meer medewerkers te bereiken en betrekken bij de OR.
Eind april heeft de OR een klankbordbijeenkomst ‘Hoe doe jij dat?’ georganiseerd. De vele personeelswisselingen en de arbeidsmarktproblematiek zijn grote uitdagingen. Gevolg is dat teams onvoldoende stabiliteit ervaren en steeds van samenstelling wisselen. Team- en medewerkerontwikkeling komen daardoor in de knel en de continuïteit in de zorgrelatie staat onder druk. Rust en continuïteit in rooster is hierin een belangrijk onderdeel. Aan de hand van een aantal stellingen werd over deze onderwerpen in gesprek gegaan en de uitkomsten heeft de OR meegenomen bij de bespreking van diverse onderwerpen.
Samenstelling
De OR bestaat uit dertien gekozen personen en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.
Samenstelling van de ondernemingsraad in 2022
| Mandy Bloemen | Lid tot 27 januari |
| Debora de Bruin | Lid |
| Jaap van der Burg | Lid sinds 28 april |
| Anita Dekker | Lid tot 1 december |
| Lieke van Eeks | Lid |
| Willemien van Dijken | Lid |
| Esther Hofstee | Lid |
| Klasien van der Klogt | Lid |
| Hans du Pon | Lid |
| Harrie Postema | Lid |
| Bart van Rheenen | Lid tot 16 juni |
| Jos Schutrups | Lid sinds 30 juni |
| Jeanet Slomp | Lid |
| Alien Veldman | Lid, voorzitter |
| Hilda Waninge | Lid, vice voorzitter |
De raad wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris, Marry Wolf.
Adviesaanvragen en instemmingsverzoeken
De OR heeft in 2022 de volgende adviesaanvragen en instemmingsverzoeken behandeld:
Adviesaanvraag
Audit kwaliteitskader
Betreffende het betreft het overgaan van certificering HKZ naar Kwaliteitskader per december 2022.
Nachtzorg
Betreffende het onderbrengen van de nachtzorgmedewerkers onder 1 zorgmanager, waarbij het scheiden van de functies van centralisten en de zorgmedewerkers gehandhaafd blijft.
Functie digicoach
Betreffende de toevoeging van de functie digicoach aan de organisatiestructuur met het doel gestructureerde ondersteuning te kunnen bieden aan medewerkers op locatie op het gebied van digitalisering, in het bijzonder ECD-dossiers en digitale werkplekzaken.
De ondernemingsraad heeft bij de adviesaanvragen een positief advies uitgebracht.
Instemmingsverzoek
Verlenging opzegtermijn
Betreffende het aanpassen van de binnen Vanboeijen (wettelijke) geldende opzegtermijn van 1 maand naar een aangepaste opzegtermijn van 2 maanden voor werknemer en werkgever, en dit toe te passen bij nieuwe arbeidsovereenkomsten.
Medewerker onderzoek
Het vergroten van werkplezier en duurzame inzetbaarheid zijn belangrijke pijlers van de strategische koers van Vanboeijen. Vanboeijen vindt het belangrijk op deze thema’s in dialoog te treden met alle medewerkers en wil dit o.a. bewerkstelligen door middel van periodiek medewerkersonderzoek. Vanboeijen wil in 2022 dit medewerkersonderzoek uitvoeren, waarbij flexibiliteit in vraagstelling, de mogelijkheid tot kort cyclische, meer frequente medewerkersonderzoeken in de toekomst en een acceptabele investering randvoorwaardelijk zijn. Door nadrukkelijker participatie van medewerkers bij de totstandkoming van de vraagstelling in het onderzoek wordt daarnaast een grotere respons en betrokkenheid beoogd.
Nieuwe arbodienstverlener
Betreffende aanstelling van een nieuwe arbodienstverlener, Verzuimweg, per 1 september 2022.
Tijdelijke regeling vergoeding meerwerk
Betreffende een vergoeding van 25% bovenop het reguliere salaris voor zorgassistenten, gediplomeerde begeleiders en persoonlijk begeleiders, ongeacht locatie, bij het maken van meeruren in de periode van 1 juli tot 1 oktober 2022.
Regeling reiskosten
Om de medewerkers enigszins tegemoet te komen in de stijgende kosten van levensonderhoud en de stijgende energieprijzen in het bijzonder, heeft de ondernemingsraad in april 2022 ingestemd met een tijdelijke verhoging van de reiskostenvergoeding welke zou eindigen op 30 juni 2022. In de zomer is deze tijdelijke verhoging verlengd tot 31 december 2022. In het vierde kwartaal heeft de RvB de OR gevraagd in te stemmen met het voorgenomen besluit om de reiskostenregeling structureel aan te passen. Een en ander betekent dat de tijdelijke vergoeding van 12 cent per km voor woon-werkverkeer (cao gaat uit van 8 cent) met ingang van 1 januari 2023 structureel wordt, dat de beperking van 30 km enkele reis uit de cao wordt verhoogd naar 60 km enkele reis woon-werk verkeer en dat de dienstreisvergoeding gehandhaafd blijft op hetgeen in de cao is vastgelegd. De regeling wordt opnieuw beoordeeld als de cao-bepalingen met betrekking tot reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer worden aangepast.
Aanpassing roosterbeleid
Betreffende een aanpassing in het roosterbeleid die een vernieuwing en verbetering van het bestaande beleid betekent. Met als verwachting meer rust in de roosters en een optimalisatie van de balans privé–werk voor de medewerker enerzijds en realisatie van een evenwichtig rooster gebaseerd op de gewenste zorgvraag van de bewoners(s) en de bijbehorende zorgindicatie anderzijds. Beoging is hiermee duurzame inzetbaarheid van en werkplezier bij de medewerkers te vergroten.
Regeling afbouw carrière
Vanboeijen wil oudere medewerkers de gelegenheid bieden tegen acceptabele voorwaarden een stapje terug te doen en het werk zo langer vol te houden. Met als doel dat medewerkers zich vitaal, bekwaam en gemotiveerd voelen om hun werk nu en in de toekomst met plezier uit te voeren. Het voorgenomen besluit betreft de uitbreiding van de doelgroep die van de cao-regeling afbouw carrière gebruik kan maken binnen Vanboeijen door deelname mogelijk te maken voor alle medewerkers van Vanboeijen i.p.v. alleen medewerkers met een cliëntgebonden functie èn de verlaging van de eis om 15 jaar werkzaam te zijn in de gehandicaptenzorg naar 10 jaar. En daarnaast is in de voorgestelde regeling sprake van een versoepeling van het toestaan van nevenwerkzaamheden voor alle deelnemers.
De ondernemingsraad heeft, soms na een eventuele aanpassing, ingestemd met alle instemmingsverzoeken.
Waardering
De ondernemingsraad wil zijn waardering uitspreken voor alle medewerkers van Vanboeijen. In 2022 speelden er diverse vraagstukken in de wereld om ons heen en waren de omstandigheden in onze sector niet altijd eenvoudig. Toch heeft iedereen hard gewerkt aan de zorg- en dienstverlening aan onze bewoners en cliënten.