3. Bedrijfsvoering en financieel beleid

De bedrijfsvoering van Vanboeijen is gebaseerd op een cyclisch beleidsproces, dat begint met het vaststellen van strategische prioriteiten en speerpunten, afgestemd op de meerjarenstrategie. Dit wordt gevolgd door het opstellen van een kader voor het budget van het komende jaar. De RvB stelt deze kaders vast, in overleg met het MT, en er wordt afstemming gezocht met de RvT, OR, ZAR, CBR en CVR. Op deze manier wordt consensus bereikt over de te nemen maatregelen en de beschikbare financiële middelen in de begroting. Op basis hiervan worden de budgetten voor zorglocaties en ondersteunende diensten opgesteld. De zorgvraag van cliënten wordt als uitgangspunt genomen, wat via een volumebegroting leidt tot een personele begroting. De definitieve begroting wordt vastgesteld door de RvB en goedgekeurd door de RvT. De CBR en CVR geven advies over de begroting, terwijl de OR de begroting ter kennisgeving ontvangt.

Na goedkeuring van de begroting wordt het jaarlijkse rapportageproces opgezet, waarbij de voortgang van gestelde doelen periodiek wordt gemonitord met behulp van een business intelligence (BI)-tool om de actualiteit goed te kunnen volgen. Kwartaalrapportages en uiteindelijk een jaarverslag worden opgesteld met een integraal karakter.

Waar in de afgelopen jaren de nadruk vooral lag op rapportages en analyses met een retrospectief karakter, is het voor een adequate sturing op de belangrijkste thema’s in de bedrijfsvoering steeds belangrijker te anticiperen en vooruit te kijken. In 2024 heeft Vanboeijen hierop haar instrumentarium aangepast en is Vanboeijen gestart met rolling forecasting voor alle zorglocaties en op organisatieniveau.

Vanboeijen blijft voortdurend gericht op risicomanagement, zowel in de primaire als ondersteunende processen. De verantwoordelijkheid voor zorg en bedrijfsvoering laag in de organisatie te leggen, binnen duidelijke kaders, is het gekozen uitgangspunt. Dit vereist een bewustzijn van risico's en een focus op kwaliteit van elke medewerker. De organisatie is ingericht volgens het principe van voortdurende verbetering. Actuele risico's worden geïdentificeerd en besproken op locatieniveau, in vergaderingen van het MT, binnen de RvB en in overleggen met de RvT. Er wordt nadruk gelegd op transparante verantwoording aan externe belanghebbenden. Vroegtijdige communicatie over risico's maakt tijdige bijsturing mogelijk.

De belangrijkste risico's voor Vanboeijen zijn inherent aan het primaire zorgproces, de eisen vanuit zorgfinanciering en overheidsregelgeving, de continuïteit van zorgverlening gezien de arbeidsmarkt en digitale veiligheid. Er wordt geïnvesteerd om deze risico's te beheersen, waarbij wordt gekeken naar de verhouding tussen dekking en mogelijke gevolgschade voor bedrijfscontinuïteit. Interne processen worden hierop afgestemd en indien nodig wordt externe expertise ingehuurd.

Bewust van het risico op fraude door zowel interne als externe partijen, implementeert Vanboeijen preventieve maatregelen. Daarbij accepteert Vanboeijen beperkt risico's op fraude, mede met het oog op de potentiële kwetsbaarheid van de cliënten. De interne gedragscode voor medewerkers (beschikbaar via intranet) wordt gehandhaafd, en identiteit en referenties worden gecontroleerd bij aanwerving. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is verplicht voor alle medewerkers, inclusief ingehuurd personeel. Een klokkenluidersregeling is van kracht. Bij het inzetten van externe partijen wordt betrouwbaarheid getoetst. Interne processen en controlesystemen zijn gericht op preventie en vroegtijdige detectie van afwijkingen. Er wordt gewerkt aan een integraal frauderisicobeleid mede om de getroffen beheersingsmaatregelen in diverse procedures in beeld te brengen en te harmoniseren.

Externe risicobeoordeling vindt op verschillende niveaus plaats, o.a. door jaarlijkse controles door accountants en beoordelingen door externe instanties. Ook het WfZ verricht jaarlijks een herbeoordeling om te bezien of het lidmaatschap van Vanboeijen kan worden gecontinueerd. Opvolging van bevindingen wordt adequaat uitgevoerd.

Veranderingen in zorgfinanciering en regelgeving vormen een continu risico, waarvoor ondersteunende processen en systemen worden aangepast. Innovatief denken en handelen zijn noodzakelijk om te kunnen inspelen op veranderende behoeften van bewoners, cliënten en hun familie. De kanslijnen vanuit de sector zijn daar een actueel voorbeeld van.

Het actueel houden van een meerjarenstrategie is, gegeven de veranderingen in de arbeidsmarkt en de zorgvraag, voor Vanboeijen van groot belang en maakt onderdeel uit van het risicomanagement. De continuïteit van zorg aan de bewoners en cliënten, de relatie met ouders en verwanten en externe stakeholders en het gezond houden van de eigen organisatie -gegeven de ontwikkelingen van de zorgvraag en de arbeidsmarkt- zijn de belangrijkste doelen in dit kader van de eind 2024 gereed gekomen strategische koers 2025-2027.

Een digitaal veilige organisatie te zijn en te blijven is voor ons een belangrijk thema. We bereiden ons voor op de toekomst. Cybersecurity is voor ons een belangrijk onderwerp waarin we extra investeren om te kunnen voldoen aan de eisen die daaraan worden gesteld. In 2024 hebben wij het proces van NEN 7510-certificering afgerond met een certificering op enkele locaties (waaronder het centrale servicekantoor) en medio 2025 zal Vanboeijen naar verwachting geheel gecertificeerd zijn. Daarmee zetten wij een belangrijke stap vooruit in digitale veiligheid.

Het financiële beleid van Vanboeijen heeft als doel om binnen de wettelijke kaders van de Wlz, WMO en JW een betrouwbare en stabiele zorgaanbieder te zijn. Om dit te bereiken, is het jaarlijks noodzakelijk om een positief resultaat en daarmee toevoeging aan de algemene reserves te realiseren. Een belangrijke doelstelling is tevens de zorgexploitatie (uiterlijk vanaf 2027) minimaal sluitend te krijgen, zodat Vanboeijen niet afhankelijk blijft van een positief resultaat op kapitaal. Dit stelt Vanboeijen in staat om zowel het eigen vermogen op te bouwen tot een gewenst niveau als tegelijk te investeren in huisvesting en duurzaamheid, te innoveren en eventuele tegenvallers op te vangen.

Dankzij afspraken met haar bankfinanciers beschikt Vanboeijen in de komende jaren over voldoende liquiditeit voor geplande uitgaven en heeft zij tevens een buffer voor het opvangen van mogelijke risico's en onzekerheden. De liquiditeit verbetert door de acties die zijn ondernomen om de liquiditeitspositie verder te versterken. Daar blijven wij ook in de toekomst aan werken.

Vanboeijen heeft een koers uitgestippeld om de belangrijkste ratio's zoals solvabiliteit, DSCR en EBITDA te verbeteren. Voor de solvabiliteit (het eigen vermogen als percentage van het totale balanstotaal) wordt een solvabiliteitsdoel van tenminste 25% nagestreefd. Belangrijke stakeholders, zoals het WfZ en financiële partners, beschouwen dit niveau van solvabiliteit als richtlijn. Vanwege het toenemend belang van en aandacht voor cashflowontwikkeling, krijgt dit op verschillende manieren ook binnen Vanboeijen meer aandacht. Er is een treasurycommissie actief om sturing te geven aan het treasurybeheer, met name met het oog op vastgoedinvesteringen.

Ten aanzien van het gebruik van financiële instrumenten door Vanboeijen en voor zover zulks van betekenis is voor de beoordeling van zijn activa, passiva, financiële toestand en resultaat, worden de doelstellingen en het beleid van Vanboeijen inzake risicobeheer vermeld. Daarbij wordt aandacht besteed aan het beleid inzake de afdekking van risico’s verbonden aan alle belangrijke soorten voorgenomen transacties. Voorts wordt aandacht besteed aan de door Vanboeijen gelopen prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico’s.

De goedgekeurde begroting voor 2024 voorzag een nihil resultaat, opgebouwd uit een tekort op de zorgexploitatie (mede gezien het relatief zware profiel en de ontoereikende vergoedingen voor de complexe zorg) en een overschot op de kapitaalexploitatie. Het opgestelde veranderplan en uitvoeringsplan gaven richting aan de noodzakelijke acties om de begrotingsdoelstelling te bereiken. Het werkelijke resultaat voor 2024 bedraagt € 4,3 miljoen positief en is daarmee beter dan begroot. Deze verbetering kon enerzijds worden behaald door het actief sturen op de kaders vanuit de kaderbrief en het uitvoeringsplan. Met name op de inzet van extern personeel in het primair proces is een grote verbetering behaald, de inzet van zzp'ers is in 2024 ten opzichte van 2023 met meer dan de helft afgebouwd. Daarnaast waren er eenmalige baten zoals een boekwinst bij de verkoop van locatie Sparrenlaan (ad € 1,3 miljoen) enerzijds, en incidentele vergoedingen van het zorgkantoor inzake o.a. de uitbreiding van de complexe zorg en een nagekomen vergoeding van de Wlz overproductie 2023 van in totaal € 3,8 miljoen anderzijds. De onderliggende structurele zorgexploitatie was in 2024 aanhoudend negatief, mede als gevolg van de te lage vergoeding voor de VG7. Verder bleven de kosten voor ziekteverzuim hoog: het cumulatieve verzuimpercentage bedroeg 10,1%. Dat is enigszins beter dan over 2023 maar hoger dan begroot (8,9%). Het verlagen van het ziekteverzuim is een speerpunt voor het management voor 2025.

Het bezettingspercentage van de woonplekken in 2024 bleef steeg tot boven 97% en is daarmee beter dan in 2023 (96%). 

De balans van Vanboeijen toont het effect van het positieve resultaat in vermogen en liquiditeit. Er is een bestemmingsreserve herhuisvesting gevormd, met als doel om de toekomstige opgaven in de vastgoedontwikkeling op basis van het eind 2024 vastgestelde en goedgekeurde strategisch huisvestingsplan een impuls te geven. Voor Vanboeijen gelden per 31 december 2024, in vergelijking met 2023 en 2022, de volgende ratio’s: 

Vanboeijen heeft in 2024 gewerkt volgens haar strategische koers ‘Wij zijn Vanboeijen 2022–2024’. In 2024 is gewerkt aan een nieuwe strategische koers voor 2025 t/m 2027 om richting te geven aan de toekomstige ontwikkelingen. Hierbij is voortgebouwd op bestaande pijlers zoals de Vanboeijen Manier en het veranderplan van Vanboeijen met de vijf richtinggevende principes. Een concrete opgenomen doelstelling in het veranderplan die terug komt in de nieuwe strategische koers is het uitgangspunt dat de zorgexploitatie vanaf 2027 minimaal sluitend moet zijn. Vanboeijen zet hier op verschillende manieren op in, zowel op de korte termijn via het sturen op een aantal belangrijke KPI’s in de bedrijfsvoering als ook op de langere termijn via de cirkelvorming en het huisvestingsplan.

Bij de financiële beoordeling van Vanboeijen door externe stakeholders en financiers wordt met name gelet op de meerjarige ontwikkeling van de solvabiliteit en de kasstroomontwikkeling. Het is voor Vanboeijen dan ook van belang om de komende jaren een stabiele ontwikkeling van de exploitatie te laten zien en tegelijk de zorgexploitatie te verbeteren. Een adequate financiering van complexe zorg (VG7) en meerzorg spelen hierbij een belangrijke rol. Voor 2025 is een eerste stap gezet met een tariefverhoging van 6,2% voor de VG7. Tegelijk loopt er in 2025 een landelijk kostenonderzoek door de NZa waarvan de uitkomsten vanaf 2026 zullen worden verwerkt in kostendekkende tarieven.