2. Bestuur, toezicht en medezeggenschap

De RvB houdt zich aan de gedragscode van de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg. 

Beide bestuurders hebben uiteenlopende bij- en nascholingsactiviteiten gevolgd en onderschrijven het belang van leren en ontwikkelen. De heer Dusseljee heeft dit jaar deelgenomen deelgenomen aan het leiderschapsprogramma duurzame zorgtrail voor bestuurders van de Foundation for Natural Leadership.

De RvT is verantwoordelijk voor het vaststellen van de bezoldiging van de RvB. Inclusief alle componenten is deze in lijn met de Wet Normering Topinkomens (WNT). De bezoldiging is gebaseerd op de klasse indeling (klasse IV) die door de RvT in december 2024 is vastgesteld. De bezoldiging van de RvB is vermeld in de jaarrekening 2024.

De heer Y. (Yonas) Tewelde en de heer J. (Johan) Dusseljee hebben in 2024 met de remuneratiecommissie van de RvT ieder een individueel en een gezamenlijk jaargesprek gevoerd. In deze gesprekken is gereflecteerd op het functioneren van het bestuur, de voortgang van de uitvoering van het beleid en over de manier waarop de RvB individueel en gezamenlijk invulling heeft gegeven aan de besturing van Vanboeijen. De remuneratiecommissie heeft tevens met de RvB gesproken over de lange termijn ontwikkelingen.

Vanboeijen kent geen vaste onkostenvergoeding voor leden van de RvB en de RvT. Gemaakte onkosten kunnen worden gedeclareerd op basis van het reglement onkostenvergoeding, aannemen geschenken, vergoedingen en uitnodigingen RvB. De gedeclareerde onkostenvergoeding is vermeld in de jaarrekening 2024.

De openbare werving en selectieprocedure voor de werving van drie nieuwe RvT-leden is in 2024 succesvol afgerond. De CBR, CVR en OR hebben een positief advies uitgebracht op de profielen en ook positief geadviseerd over de benoeming van de drie voorgedragen kandidaten.

De RvT onderschrijft het belang van deskundigheidsbevordering. Alle activiteiten die in dit kader zijn ondernomen door de leden van de RvT zijn aan de NVTZ vermeld en gepubliceerd op de NVTZ-website. 

De RvT heeft 6 keer regulier vergaderd met de RvB. Alle onderwerpen zoals vastgelegd in de statuten en reglementen van Vanboeijen zijn in deze vergaderingen aan de orde geweest. 

De voorzitter RvT heeft maandelijks informeel overleg gevoerd met de RvB. 

Een afvaardiging van de RvT heeft dit jaar 2 keer het strategisch overleg van de RvB met een afvaardiging van de gremia bijgewoond. 

De RvT heeft met een afvaardiging deelgenomen aan de volgende overleggen:

• OR: 2 keer is er een thema besproken in een formele overlegvergadering met de RvB
• CBR: 2 keer is er een formele overlegvergadering met de RvB bijgewoond
• CVR: 1 keer is er gesproken met een afvaardiging van de CVR op verzoek van de CVR zonder aanwezigheid van de RvB. En tijdens 3 achterbanbijeenkomsten van de CVR was er een RvT-lid aanwezig.

De RvB heeft de RvT tijdens de vergaderingen en waar nodig tussendoor, geïnformeerd over alle voor de RvT belangrijke zaken, zodat de RvT zijn toezichthoudende rol zo goed mogelijk kan vervullen. Bij mogelijke risico’s is de RvT tussentijds door de RvB geïnformeerd. Specifiek besproken thema’s in het afgelopen jaar waren gerelateerd aan de nieuwe strategische koers en het samenwerken met andere organisaties.

De RvT ontvangt conform de statuten, reglementen en het informatieprotocol, alle relevante notities, brieven, beleidsvoorstellen en plannen van Vanboeijen.
De RvB informeert de RvT schriftelijk over voor hen belangrijke zaken en de RvT ontvangt ieder kwartaal van de RvB een integrale kwartaalrapportage.
De werkbezoeken van de RvT en het miniatuurbezoek van de commissie kwaliteit en veiligheid vormen daarnaast een belangrijke bron van informatie voor de RvT.

De RvT werkt met drie vaste commissies: de remuneratiecommissie, de auditcommissie en de commissie kwaliteit en veiligheid. Op onderwerpen worden er ook tijdelijke commissies ingesteld.

• De remuneratiecommissie is 2 keer bijeengekomen.
• De auditcommissie is 5 keer bijeengekomen.
• De commissie kwaliteit en veiligheid is 3 keer bijeengekomen.

De toezichthouders vervullen geen nevenfuncties die in strijd zijn met de belangen van Vanboeijen. De onafhankelijkheid van de leden is geborgd zodat zij zonder last of ruggespraak kunnen functioneren.

Eenmaal per jaar evalueert de RvT zijn eigen functioneren, grotendeels in aanwezigheid van de RvB en de bestuurssecretaris, dit jaar zonder externe begeleiding. De zelfevaluatie over 2024 heeft vanwege de wisselingen in de RvT op 26 februari 2025 plaatsgevonden. De RvT zal voortaan aan het begin van het jaar de zelfevaluatie over het voorgaande jaar houden.

De RvT heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de RvB:

• De jaarrekening en het jaardocument 2023
• De begroting 2025
• De strategische koers 2025–2027
• Het strategisch huisvestingsplan (deel 1 en deel 2)
• De oprichting van de coöperatie Zorg en Welzijnsorganisaties Noord Nederland U.A. en deelname vanuit Vanboeijen als één van de oprichtende leden.

De RvT heeft de volgende zaken vastgesteld:

• De profielen voor drie nieuw te werven leden RvT in 2024
• De heer W. van de Pol wordt voorzitter per 1 januari 2025
• Mevrouw A.G. van Kalsbeek wordt vicevoorzitter per 1 januari 2025
• De klasse indeling voor 2024 in klasse IV
• De bezoldiging van de RvB en honorering RvT voor 2024.

De leden van de commissie kwaliteit en veiligheid van de RvT hebben een bezoek gebracht op 26 maart aan woonlocatie Van Echtenstraat in Hoogeveen (doelgroep licht verstandelijk beperkten), zonder aanwezigheid van de RvB.
Het RvT werkbezoek op 26 juni stond in het teken van kennismaking in de nieuwe samenstelling RvT, de historie van Vanboeijen, innovatie en digitalisering (kanslijn 2) en samen zorgen (kanslijn 5). De RvT heeft op 6 november een bezoek gebracht aan woonlocatie Middenweg 24-a-i (complexe zorg doelgroep). Daarnaast stond het werkbezoek in het teken van de Vanboeijen Manier, Slimmer Doen en kennismaking met het MT. 

Alle vertegenwoordigers van bewoners en cliënten zijn lid van de CVR. Uit de leden wordt een bestuur gekozen. Eind 2024 was de samenstelling van het CVR bestuur als volgt:

• Gea de Groot (voorzitter)
• Elly van der Meer
• Marita Smelter
• Stieneke Groeneveld
• Jan van der Linden
• Leo Gerrebrands
• Peter van Helsdingen

De CVR wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris Janny Korsaan.

Overleggen van het CVR bestuur
Overleg van het CVR bestuur gebeurt hoofdzakelijk via Teams (in 2024 was dat 11 keer). Afstemming over bepaalde onderwerpen gebeurde ook regelmatig via de mail. Tijdens de Teams overleggen werden o.a. de formele overleggen met de RvB voorbereid. In december 2024 heeft het bestuur het afgelopen jaar geëvalueerd. Er werd stilgestaan bij alle activiteiten van de CVR en het rendement daarvan. Ook werd een aantal speerpunten voor 2025 vastgesteld. 

Overlegvergaderingen met de RvB

In 2024 vonden er 6 overlegvergaderingen plaats met de RvB. Bij deze vergaderingen is ook de bestuurssecretaris aanwezig en afhankelijk van het onderwerp ook andere medewerkers van Vanboeijen. Voorafgaand aan 2 overlegvergaderingen vond er een zorginhoudelijk overleg plaats over het werken in cirkels en de Vanboeijen Manier.

Tijdens de formele overleggen met de RvB stonden een aantal adviesaanvragen en/of instemmingsverzoek op de agenda. In de tabel hieronder staat over welke onderwerpen dat ging en wat de reactie van het CVR bestuur was.

Het strategisch vastgoedplan, deel 1: Het is de eerste keer dat dit CVR bestuur zich onthouden heeft van advies. Dit betrof de adviesvraag over het strategisch vastgoedplan, deel 1. De reden hiervan is dat het CVR bestuur principieel van mening is dat vraagstukken rondom wonen en verhuizen zeer belangrijk en stressvol zijn en dat besluitvorming over vastgoed, sluiting, sloop en/of verhuizen in afstemming met (zo mogelijk) bewoners en verwanten/vertegenwoordigers op locaties en in lokale raden genomen moet worden. Daarnaast zou het CVR bestuur het heel vervelend vinden als zij een positief advies gegeven zou hebben over op zich goede uitgangspunten, maar waarvan de concrete uitwerking in de praktijk heel vervelende consequenties voor bewoners van specifieke locaties zou kunnen hebben. Mede vanwege ervaringen in het verleden met communicatie, heeft het CVR bestuur daarom gemeend geen advies uit te moeten brengen, maar te verwijzen naar locaties.

• Een delegatie van het CVR bestuur had verschillende keren een overleg met medewerkers van Vanboeijen over specifieke thema’s.
• 2 bestuursleden zitten namens de CVR in de financiële commissie en hebben structureel overleg met o.a. 1 lid van de RvB.
• CBR: De voorzitter van de CVR was 1 keer aanwezig bij een vergadering van de CBR. Contact met de CBR verliep daarnaast via de mail of de coach van de CBR over onderwerpen zoals de jaarrekening, begroting en de evaluatie van de medezeggenschapsregeling.
• OR: Voorzitters van de CVR en OR hadden telefonisch contact over onderwerpen.
• RvT: Een delegatie van de CVR had in 2024 een gesprek met een delegatie van de RvT. Verschillende RvT-leden waren daarnaast aanwezig op de achterbankomsten van de CVR.
• Strategisch overleg: Afvaardigingen van de CVR waren vertegenwoordigd op de strategische overleggen van april en oktober.

Achterbanbijeenkomsten
Het CVR bestuur vindt het belangrijk om goed in contact te zijn met haar achterban, de verwanten en vertegenwoordigers. In 2024 zijn er zoals gebruikelijk in het voor- en najaar, in zowel in Assen als in Meppel, achterbanbijeenkomsten georganiseerd, 4 in totaal. Het doel van deze voor- en najaarsbijeenkomsten is om te weten te komen wat de achterban/lokale raden belangrijk vinden, zodat het CVR bestuur dit kan meenemen in het overleg met de RvB. De voorjaarsbijeenkomsten hadden als thema veranderingen en op de najaarsbijeenkomsten werd de cirkelindeling en de medezeggenschapsvorming behandeld. Aandachtspunten, zorgen en tips worden meegenomen door het CVR bestuur en worden gebruikt in de overleggen met de RvB.

Andere contactmomenten
Het CVR bestuur heeft op verschillende manieren gedurende het jaar contact gehad met verwanten/lokale raden. Zo werd het CVR bestuur gebeld en gemaild met vragen en opmerkingen. Er werden ook berichten met informatie en blogs geplaatst in de CVR groep op het intranet van Vanboeijen. Ook zijn er regelmatig nieuwsbrieven naar de achterban gestuurd.In 2024 werden contactpersonen van de lokale raden geraadpleegd over het werken in cirkels. Ook werden de contactpersonen opgeroepen om de evaluatie van de medezeggenschapsregeling voor lokale raden te agenderen en mee te doen met de werkgroep Kanslijn 5. 

De CVR dankt alle verwanten, vrijwilligers en medewerkers. Met elkaar zorgen we voor een goede kwaliteit van zorg voor de bewoners en cliënten van Vanboeijen. Dit wordt bijzonder gewaardeerd door het CVR bestuur.

Ook dit jaar wil de ondernemingsraad (hierna OR) deze terugblik starten met het uitspreken van waardering voor alle medewerkers die ook dit jaar weer hard gewerkt hebben aan de zorg- en dienstverlening aan de bewoners en cliënten.

De OR wil samen met de RvB vanuit ieders rol en verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven, waardoor en waarbij de belangen tussen medewerkers, organisatie bewoners en cliënten in een goede verhouding staan. Voor de medewerkers betekent dit dat zij kunnen functioneren binnen een gezond bedrijf, zich professioneel kunnen ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin zij op professionele wijze kunnen werken en waarin waardering en zorg voor elkaar en zichzelf voorop staat. 

De afgelopen jaren hebben ons geleerd dat het zeker niet nodig is dat elk overleg fysiek plaatsvindt, indien mogelijk vergaderen we afwisselend via Teams en live. 

In 2024 heeft de OR zes keer formeel overlegd met de RvB en de manager HR. Stand van zaken verzuim en stand van zaken organisatieontwikkelingen en stand van zaken financiën waren vaste agendapunten. 

Zowel in het voor- als in het najaar vonden strategische overleggen plaats, waarin RvB, delegaties van de RvT, de CVR, CBR en OR bijeen komen. Tijdens het voorjaarsoverleg is gesproken over ‘Medewerker op één’. Tijdens het najaarsoverleg was het gespreksthema de strategische koers 2025-2027: Hoe komen we daar? Van ‘wat gaan we doen’ naar ‘hoe doen we dat vanuit ieders rol’. En hoe versterken wij elkaar? 

Het DB+ (dagelijks bestuur èn voorzitters van de OR-commissies) vergaderde 6 keer met de sectormanagers. Doel van het overleg is elkaar wederzijds informeren over lopende onderwerpen op sectorniveau. 

De commissie HR en kwaliteit van de OR overlegde 1 keer per kwartaal met de manager HR over onderdelen van het personeelsbeleid en kwaliteit. Maandelijks werd de commissie door de manager HR informeel bijgepraat. 

De commissie HR werd door de manager financiën & control en plan & flex 1 keer per twee maanden bijgepraat over de personele inzet.

De commissie financiën sprak 1 keer per kwartaal met de heer Dusseljee -lid RvB en verantwoordelijk voor de portefeuille bedrijfsvoering- en de manager financiën & control, over financieel gerelateerde onderwerpen, zoals de kwartaalrapportage, de begroting en de jaarrekening. 

De OR werd 2 keer per jaar door de transitiemanager en de programmamanager vastgoed bijgepraat over de ontwikkelingen rondom vastgoed.

Bijpraten uitvoeringsplan: in 2023 besprak de RvB het veranderplan met de OR. Dit plan heeft geleid tot een uitvoeringsplan. Het dagelijks bestuur van de OR is in 2024 tweewekelijks bijgepraat over de stand van zaken in het uitvoeringsplan. 

In april en december sloot een delegatie van de RvT aan bij het formele overleg tussen de RvB en OR. In april was het voornaamste agendapunt het uitvoeringsplan: Hoe kunnen we met elkaar het uitvoeringsplan goed borgen èn daarbij perspectief en energie blijven behouden? Hoe kan het DNA van Vanboeijen het veranderen versterken?

In november is gesproken over het zorgakkoord en de zorglijnen. 

In 2024 is er aan gewerkt het contact met de achterban verder uit te bouwen. Elk OR-lid heeft een aantal locaties aan zich gekoppeld gekregen en de teams is gevraagd de naam van een aandachtsfunctionaris door te geven zodat er een korte lijn kan worden gemaakt tussen ondernemingsraad en achterban. De OR heeft regelmatig informatiebulletins op intranet geplaatst. Daarin kregen de medewerkers in het kort toegelicht waarmee de OR zich bezig heeft gehouden. Op deze manier hopen we nog meer medewerkers te bereiken en betrekken bij de OR.

De OR bestaat uit dertien gekozen personen en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

• Seniorfunctie
• Oprichting coöperatieve zorg en welzijnsorganisaties Noord-Nederland U.A.
• Werken in Vanboeijen cirkels
• Strategisch vastgoedplan deel 1
• Strategisch huisvestingsplan deel 2

De OR heeft, met hier en daar een aantal aanvullende adviezen, positief geadviseerd. 

• Tegemoetkoming kosten gebruik privételefoon voor medewerkers in het primair proces.

De OR heeft, met een aantal aanvullende adviezen, ingestemd met het instemmingsverzoek.

Op 1 april 2024 is de Professional Advies Raad (PAR) gestart binnen Vanboeijen. Omdat Professional Advies Raad niet volledig Nederlands klinkt en we binnen Vanboeijen graag begrijpen waar we het precies over hebben is in goed overleg een naamswijziging doorgevoerd. En zijn we verder gegaan als zorgadviesraad (ZAR). Deze is op 18 juli 2024 door ondertekening van de werkafspraken met de RvB officieel ingesteld.

De ZAR is een onafhankelijk adviesorgaan dat de belangen van zorgprofessionals vertegenwoordigt binnen Vanboeijen. Het streven is dat zorgprofessionals meeweten, meedenken, meepraten en meebeslissen over het bevorderen van de kwaliteit van zorg en de professionele ontwikkeling.

In samenwerking met vakgroepen van begeleiders, verpleegkundigen/verzorgenden, gedragsdeskundigen en vaktherapeuten/paramedici zal de ZAR gevraagd en ongevraagd zorginhoudelijk advies geven aan zowel de RvB als het MT. Hierdoor wordt de formele zeggenschap voor zorgprofessionals -zoals verankerd in de Wkkgz- vormgegeven.

Het afgelopen jaar heeft voor de ZAR vooral in het teken gestaan van opstarten, vormgeven en kennis opdoen over de organisatiestructuur, waarbij we ontmoetingen hebben gehad met verschillende mensen uit de organisatie, waaronder leden van het MT en de OR.

In juli 2024 hebben wij van de RvB onze eerste adviesaanvraag in behandeling genomen. Na het ophalen van informatie bij de achterban heeft de ZAR op 13 augustus 2024 positief geadviseerd over de besluitvorming rond het gaan werken in Vanboeijen cirkels.

Op 24 oktober 2024 is op verzoek van Ondernemend Assen samen met collega’s van de adviesraden van Cosis, Zorggroep Drenthe en Interzorg een Zorgsymposium georganiseerd voor zorgprofessionals met als thema: “Zorg van de Toekomst: hoe zorgen wij nú voor later?”.

De ZAR kwam in 2024 15x bij elkaar voor gezamenlijk overleg, waarvan 5x met de RvB. 

Op 17 oktober heeft de ZAR voor het eerst kunnen deelnemen aan het strategisch overleg t.b.v. de vormgeving van de koers voor 2025-2027.

De eerste 2 bijeenkomsten met de trekkers (bemiddelaars tussen ZAR en achterban) van de vakgroepen hebben plaatsgevonden op 12 november en 10 december 2024. Hierbij is besproken dat per vakgroep gewerkt zal worden aan zeggenschap en verdere professionalisering. 

We zijn blij dat we met ingang van 16 januari 2025 twee nieuwe leden hebben mogen verwelkomen: Jef Poelman, trainee gedragsdeskundige t.b.v. de vakgroep gedragsdeskundigen en Pamela van Veen-Kiekebos, kwaliteitsverpleegkundige t.b.v. de vakgroep verpleegkundigen/verzorgenden. Op volle sterkte kunnen we nu voor 2025 toewerken naar het verder versterken van de samenwerking met de vakgroepen en het krachtig neerzetten van de ZAR binnen de organisatie.