Krachtige teams

Medewerkers zijn de spil in de ondersteuning en begeleiding. Maken het verschil. Ze werken aan een goed leven voor de bewoner of cliënt, vanuit vakmanschap en vertrouwen.

Ze werken samen in krachtige teams die binnen kaders van de Vanboeijen Manier eigen ruimte hebben ondersteuning en begeleiding op locatie vorm en inhoud te geven. Continu verbeteren, reflectie, leren en innoveren staat daarbij hoog in het vaandel. Het maakt deel uit van de dagelijkse praktijk.

In dit hoofdstuk worden resultaten met betrekking tot krachtige teams gepresenteerd.

Het verhaal van Lisette, Heidy en Else

Een nieuwe start

Een van de vijf doelgroepen bij Vanboeijen is de doelgroep kinderen en jongeren. Een doelgroep met een complexe zorgvraag tot 23 jaar oud, die binnen Vanboeijen vaak 24 uurs zorg krijgt met intensieve begeleiding en behandeling. In het vorige kwaliteitsrapport vertelden we dat een van de locaties in Meppel niet de goede context vormde voor een deel van de bewoners. En dat om die reden een groot deel van de bewoners verhuisd is naar andere locaties. Dit verhaal gaat over een nieuwe start op de locatie in Meppel. Persoonlijk begeleider Lisette, zorgmanager Heidy en gedragsdeskundige Else delen hun ervaringen. Lisette: “Alleen het gebouw is nog hetzelfde.”

Er is gekozen voor een nieuwe doelgroep op de locatie: jongere kinderen met een andere zorgvraag. Een doelgroep voor wie de omgeving van de woning in een woonwijk meer passend is. De nieuwe doelgroep vraagt iets anders van medewerkers. Ook van Lisette. Ze twijfelt of deze doelgroep wel bij haar past. “Ik was bang dat ik alleen maar moest verzorgen. Poepluiers verschonen en helpen met eten en drinken.” Lisettes zorgen blijken niet reëel. “Ook bij deze doelgroep is gedragsproblematiek aan de orde. Die combinatie maakt mijn werk uitdagend.”

Ontwikkeling
Vanaf het derde kwartaal verhuizen er steeds meer bewoners van de nieuwe doelgroep naar de locatie. Heidy vertelt: “We werken met nieuwe teams. We hebben teams ‘gehusseld’ en gesprekken gevoerd: zit je nog wel op je plek of is er een werkplek die beter bij je past?” Lisette vult haar aan: “Daardoor moesten we niet alleen de kinderen leren kennen. Ook elkaar als collega’s. We waren nog niet op elkaar ingespeeld. Dat was soms pittig.’’ De veranderingen hebben ook voor nieuwe energie gezorgd. Lisette: "Ik heb collega’s die ervoor gaan. Bereid zijn een stapje extra te doen.”

Er wordt veel geïnvesteerd in het team. Zo vertelt Else dat medewerkers workshops hebben gedaan om inzicht te krijgen in ondersteuningsvragen van de nieuwe doelgroep. Daardoor begrijpen ze de kinderen beter. Else: “De kinderen mogen hier zichzelf zijn. Ben je blij? Helemaal goed. Ben je boos? Dat mag ook. Wij zijn er voor je. Dat leidt tot meer rust. En minder conflicten.”

“We zijn nog niet klaar met investeren,” vertelt Heidy. “Komend jaar zetten we in op de dagbesteding. Dagbesteding gericht op leren. Met een schoolse setting voor de kinderen voor wie dat passend is. En ruimtes om bijvoorbeeld te leren puzzelen of te snoezelen. Voor elk kind wat. Elk kind mag zich op zijn of haar eigen manier ontwikkelen.” Else vult aan: “We zien nu al kleine maar mooie groei bij de kinderen. We oefenen en herhalen veel, bijvoorbeeld met een kind die we leren veterstrikken en de jas ophangen.”

Mooi werk
Alle twijfels van Lisette zijn inmiddels weggenomen. Ook door de kinderen zelf. “Die zorgen vaak voor een glimlach op mijn gezicht. Als zo’n jochie van een jaar of acht me bijvoorbeeld spontaan een knuffel geeft. Dat is mooi werk.”

Ontwikkeling van de organisatie

Bovenstaand verhaal laat zien hoe we doorbouwen aan krachtige teams. Soms moeten we daarvoor een nieuwe weg in slaan. In 2021 hebben we kritisch gekeken naar onze organisatie. Wat willen we behouden, wat zouden we graag anders zien? Ondersteunt de organisatiestructuur in wat we willen?

We hebben hiervoor gesproken met collega’s op verschillende plekken in de organisatie. Met verschillende perspectieven. Over krachtige teams, rollen en posities, verantwoordelijkheden en cultuur. De kansen en knelpunten. Hieronder lees je ze.

Boven alles staat het feit dat medewerkers trots zijn op hun vak. Ze kunnen het wel van de daken schreeuwen.
In ‘denken, handelen en doen’ komt voor medewerkers eerst de bewoner of cliënt, dan de ouder en verwant, de collega en daarna de zorgmanager en de organisatie.
Zorgmanagers zijn vaak te weinig op locatie. Hierdoor hebben zij niet altijd zicht op wat er speelt. Dat heeft invloed op de ontwikkeling van krachtige teams. Echte erkenning en persoonlijke aandacht wordt soms gemist.
Verloop en verzuim trekken een grote wissel op medewerkers en zorgmanagers. Zij komen hierdoor in een ‘regelmodus’ terecht, waardoor er minder ruimte is om te bouwen.

In 2021 heeft de raad van bestuur ook gesprekken gevoerd om een beeld op te halen. Op basis hiervan en de bevindingen van bovenstaand onderzoek is besloten de structuur van de organisatie te herzien en aansturing van de organisatie dichter bij het primair proces te positioneren. Het aantal zorgmanagers is uitgebreid en er zijn drie sectormanagers aangesteld die de zorgmanagers ondersteunen. Dit alles om meer nabijheid en ondersteuning te kunnen geven aan de teams.

Het verhaal van Petra en Sanne

Druppelsgewijs naar een nieuwe doelgroep

“We stonden er twee jaar geleden wel anders voor.” Zorgmanager Petra en gedragsdeskundige Sanne vertellen over een van hun locaties. Een locatie voor bewoners met een ernstige fysieke beperking, waar steeds meer bewoners met moeilijk verstaanbaar gedrag binnenstroomden vanuit de wachtlijsten. Bewoners met begeleidingsvragen. Dat zorgde voor ingewikkelde situaties. Veel incidenten en een hoog verzuim.

Sanne vertelt: “Heel simpel, als er veel bewoners zijn die met twee begeleiders uit bed worden geholpen, dan zijn er minder begeleiders aanwezig in de gezamenlijke huiskamer. Terwijl bewoners met begeleidingsvragen dat juist nodig hebben. Nabijheid. Een begeleider op wie ze kunnen terugvallen.” Daarbij vinden medewerkers het soms spannend met de nieuwe bewoners te werken. Petra: “Je vraagt een medewerker die met verschillende doelgroepen kan en wil werken. Een schaap met vijf poten.”

Perspectief
Het team heroverweegt het perspectief van de locatie en besluit zich voor te bereiden op een nieuwe doelgroep: bewoners met moeilijk verstaanbaar gedrag. Iedereen denkt mee, van de schoonmaakster tot de kwaliteitsverpleegkundige. Petra: “Een grote klus. Maar niet een die van vandaag op morgen geklaard moest worden.” Druppelsgewijs stromen de nieuwe bewoners binnen. Er is tijd om te leren en te ontdekken, medewerkers te scholen en nieuwe cliënten te leren kennen. “Daardoor hebben medewerkers ook de kans gehad te ontdekken of de doelgroep bij ze past,” vertelt Petra. “En om verder te kijken. Vanboeijen is groot genoeg. Er is voor ieder wat wils.”

Bewoners met een ernstige fysieke beperking verhuizen naar een beter passende woonplek. Petra: “Dat hebben we met verwanten gedaan. Ook zij zagen dat een andere context passender zou zijn.” Het is maatwerk. Kijken naar wat elke bewoner nodig heeft. Sanne: “Zo is een bewoner voor wie het overlijden naar verwachting nabij was bij ons blijven wonen. Hij was onderdeel van de groep. Tot zijn laatste dag.”

De nieuwe doelgroep brengt nieuwe situaties met zich mee. Er staan 0.0-biertjes in de koelkast, er wordt gekookt op de groep en er is een heuse corveelijst. “Aardappels schillen, de was doen, de vaatwasser inpakken. We doen het allemaal samen.” aldus Petra. Haar ogen glimmen. Ze vertelt dat een bewoner laatst complimenten kreeg van formeel bezoek over zijn schone en opgeruimde appartement. Nadat de bezoeker aangaf dat zijn huis niet zo netjes was, gaf de bewoner hem draai om zijn oren. ‘Ook jij moet goed voor je huis zorgen, net als ik goed voor mijn eigen huis zorg’. Sanne reageert: “Mijn eigen huis. Mooi hè? Het is gelukt bewoners een eigen huis te bieden. Een thuis. We hebben dat samen voor elkaar gekregen. Iets om trots op te zijn.”

Reflecties

Een krachtig team vertoont kenmerken van het werken in de driehoek: ken het verhaal van de ander, contact, verbinding en aandacht.

Leer verschil te waarderen. Misschien is je collega niet zo netjes en opgeruimd als jij, maar kan die juist wel heel goed met die ene bewoner of cliënt werken.

Oprechte interesse in de ander en informeel contact. Op alle lagen van de organisatie. Dat draagt bij.

Met elkaar kijken naar wat er nodig is voor de Vanboeijen Manier. Medewerkers, zorgmanager en gedragsdeskundige. Welke onderdelen vragen nog aandacht? Wat zou helpen? Dat is een mooi gesprek.

Het helpt om casuïstiek te bespreken. Daar komen praktijk en theorie bij elkaar.

Onderhoud vakmanschap

De complexiteit van de hulpvraag van bewoners en cliënten neemt toe. Daarom investeren we in leren en opleiden van medewerkers. We sluiten aan bij de behoeften van medewerkers. In deze paragraaf lichten we de belangrijkste resultaten met betrekking tot leren en opleiden toe.

Ook in 2021 legt corona druk op onderhoud van vakmanschap. We zien de gevolgen bij de niet verplichte scholingen (zoals de opleiding intensieve zorg en begeleiding en trainingen rondom agressie). Er stromen minder medewerkers in en er zijn meer medewerkers die (tijdelijk) stoppen. Medewerkers ervaren simpelweg geen ruimte naast het waarborgen van continuïteit van zorg iets ‘extra’s’ te doen door corona, roosterdruk, onbalans tussen werk en privé, etc. De hoofden zijn vol. We richten ons daarom op wat nodig is. En op hoe we dat slim kunnen organiseren. Bijvoorbeeld door medewerkers gezamenlijk op hun eigen locatie te scholen en autoriseren voor de voorbehouden handelingen.

Opleiding intensieve zorg en begeleiding
In 2019 heeft Vanboeijen de geaccrediteerde opleiding intensieve zorg en begeleiding ontwikkeld. Deze opleiding gaat over het kunnen aansluiten bij bewoners en cliënten met een intensieve ondersteuningsvraag. Tijdens de opleiding wordt gewerkt met opdrachten die zich richten op de eigen cliënten, het eigen team en de werkplek, met ondersteuning van een praktijkcoach. De inhoud, opbouw en werkwijze van de opleiding worden als ondersteunend ervaren. In 2021 zijn 31 medewerkers met de opleiding gestart.

Ondersteuning persoonlijk begeleiders
De rol van persoonlijk begeleider is in 2019 geprofessionaliseerd. We blijven in hen investeren. Ze hebben, naast begeleiders, een belangrijke rol in de ondersteuning en begeleiding van bewoners en cliënten. We bieden daarom verschillende scholingen aan zoals de training ‘Hoe neem ik mijn team mee?’ en het ontwikkeltraject voor persoonlijk begeleiders. In 2021 hebben 35 medewerkers dit traject afgerond.

Het goede gesprek
Een belangrijk onderdeel van het werken vanuit de Vanboeijen Manier is reflecteren, leren en verbeteren. De training 'Het goede gesprek' voor zorgmanagers en gedragsdeskundigen is ingezet om praktische handvatten te bieden om gespreks- en reflectietechnieken toe te passen en zo vanuit de Vanboeijen Manier 'het goede gesprek’ met medewerkers te kunnen voeren. De driedaagse training werd gewaardeerd. In totaal hebben 43 collega’s zich hiervoor ingeschreven.

De Vanboeijen Manier trainen
Een beetje Vanboeijen Manier werkt niet. Het vraagt om een organisatie waarin iedereen vanuit hetzelfde kader werkt en zichzelf en de ander vanuit dit kader bevraagt. Daarom zijn in 2021 de collega’s van de ondersteunende diensten getraind in de Vanboeijen Manier en vindt deze training in januari 2022 plaats voor de collega’s van de medische dienst. Ook hebben we de principes van de Vanboeijen Manier verweven in al onze scholingen en trainingen.

Vakmanschap vraagt meer dan leren en opleiden alleen. Het vraagt soms ook het lef een buitenstaander met je mee te laten kijken. Diens blik te benutten en iets anders uit te proberen. Lees het verhaal van persoonlijk begeleider Jef en buitenstaander Peter hieronder maar.

Het verhaal van Jef en Peter

Buitenstaander

Is het misschien tijd om iets geheel anders te proberen? De kennis en vaardigheden van een buitenstaander te benutten? In het kader van het project WAVE loopt buitenstaander Peter, een gepensioneerd politieman, twee jaar mee met persoonlijk begeleider Jef.

“Ik stond niet om de komst van een buitenstaander te springen.” opent Jef. Hij is gewend zijn eigen problemen op te lossen en is sceptisch. Hoe kan dit iets opleveren? Maar omdat Jef vastloopt in de zorg rondom een bewoner, besluit hij mee te doen. Lachend: ‘’Baat het niet dan schaadt het niet, toch?” Dat betekent de komst van Peter op locatie.

Samen leren
Peter richt zich allereerst op de samenwerking binnen het team. Peter: “De basis voor goede ondersteuning en begeleiding. Het viel mij op dat collega’s tijdens de teamoverleggen niet hun best deden elkaar te begrijpen. Ze luisterden onvoldoende. Waren overtuigd van hun eigen gelijk. In een van de overleggen heb ik het een ‘catastrofaal leerproces’ genoemd. Om ze wakker te schudden. Want als je op zo’n manier samenwerkt, kan je onmogelijk van elkaar leren.’’

Peter en Jef blikken in die periode op elk overleg terug. Hoe kan het beter? Gewapend met concrete tips van Peter voelt Jef zich gesterkt. Jef: “Ik kon mijn rol als persoonlijk begeleider daardoor beter pakken. En zo het team meekrijgen in de ondersteuning en begeleiding voor de bewoner.”

Peter toont Jef dat er randvoorwaarden zijn voor goede zorg, zoals een goede samenwerking. Jef: “Als wij ons werk goed kunnen doen, gaat het beter met bewoners.’’ Peter vult aan: ‘’Gelukkig functioneert het team inmiddels anders. Het is een wereld van verschil.”

Buitenstaanders binnen Vanboeijen
Peter wijst ook op de samenwerking met ouders en verwanten. Jef: “Door het wegvallen van de ouders van de bewoner is de familie buiten beeld geraakt. Een knelpunt waarvan ik niet door had dat het een knelpunt was.” Op aanraden van Peter belt Jef de familie. Met succes. Zowel de broer als zus spelen nu een rol in de zorg voor de bewoner. ‘’Dat is belangrijk voor de bewoner. Er is nu meer kennis over hem.’’ Peter vertelt: ‘’Er zijn duizenden buitenstaanders bij Vanboeijen. Ouders en verwanten. Zij kennen de bewoner of cliënt door en door. Hebben kennis en ervaring waarvan je gebruik moet maken.

Het perspectief van een buitenstaander benutten. Dat is voor Jef de grootste les. Leren dat het helpt anderen deelgenoot te maken van waar je tegen aan loopt. “Iemand met je mee laten kijken maakt je kwetsbaar. Maar samen kom je verder. En een buitenstaander als Peter gun ik iedereen.”

WAVE is een driejarig samenwerkingsverband van het Centrum voor Consulatie en Expertise, VUmc Metamedica, de Universiteit voor Humanistiek, zes zorgaanbieders, opleidingen Social Work en Verpleegkunde en de AVG-opleiding. Nieuwsgierig naar meer? Ook drumleraar Nout liep mee op een locatie binnen Vanboeijen. In deze podcast worden Nout en twee andere buitenstaanders gevolgd. Lukt het hen om daadwerkelijk veranderingen door te voeren? Luister naar de podcast.

Krachtige teams en de wereld om ons heen

Het toenemend personeelstekort belast medewerkers en daardoor staat de ondersteuning en begeleiding aan bewoners en cliënten onder druk. In een groot deel van de locaties bij Vanboeijen geldt dit nog niet zozeer, maar het probleem speelt beslist bij ongeveer een derde van de woonlocaties wel. Een zorgelijke ontwikkeling.

We zien een combinatie van factoren. De sector gehandicaptenzorg staat ernstig onder druk. We kunnen moeilijk aan mensen komen. Ruim twee jaar corona heeft er bovendien diep in gehakt. Veel zieken, en voor wie gezond is extra belasting om alles draaiende te houden. Het verloop in de sector is hoog en naarmate het werk moeilijker, zwaarder, complexer is, is het verloop en het verzuim groter. Dat treft Vanboeijen in het bijzonder, want de zorg die wij bieden is complex; wij behoren tot de top 10 van het zwaarste segment in Nederland. Dat zegt iets over hoe relevant wij zijn als zorgorganisatie en het zegt ook iets over onze kwetsbaarheid. In deze paragraaf presenteren we de resultaten met betrekking tot in- en uitstroom, verzuim en mobiliteit. En laten we zien hoe we (nieuwe) medewerkers binden en boeien.

In- en uitstroom
De instroom is binnen onze organisatie in 2021 iets groter dan de uitstroom. Medewerkers die Vanboeijen verlaten vragen we structureel wat hun vertrekredenen zijn. Afgelopen jaar is de vragenlijst 107 keer ingevuld. Belangrijkste redenen die medewerkers noemen om Vanboeijen te verlaten zijn het vinden van een baan die inhoudelijk beter past of waarbij een betere balans is tussen werk en privé. Ook wordt een niet prettige werksfeer binnen de locatie genoemd.

Nieuwe medewerkers vertrekken relatief snel. Om hier meer grip op te hebben, wordt aan nieuwe medewerkers een coach/’buddy’ toegewezen. We hebben meer aandacht voor de inwerking en inbedding van nieuwe medewerkers. Ook vragen we sinds 2021 nieuwe medewerkers eens per kwartaal - door middel van een digitaal formulier - hoe het met ze is. En welke ondersteuning ze nodig hebben. Zoals een gesprek met de zorgmanager of een collega van afdeling HR. Op deze manier willen we mogelijke onvrede naar boven halen vóórdat de medewerker die onvrede meedeelt in de vorm van een opzegging.

Verzuim
De extra belasting vanwege de coronacrisis heeft zijn tol geëist bij medewerkers. De algehele fitheid van medewerkers in het primair proces is terug te lezen in de verzuimcijfers. In 2021 neemt kort en middellang verzuim toe. Het aantal medewerkers dat meer dan 92 dagen in verzuim is, neemt wel af. Met de medewerkers in dat lange verzuim zijn gesprekken gevoerd. Kan je nog binnen Vanboeijen re-integreren of is er een andere werkcontext die beter bij je past?

In 2022 start de campagne ‘Werken met plezier? Dat doen we samen’. Hierbij laten we zien welke ondersteuningsmogelijkheden Vanboeijen heeft, zoals een gesprek met een coach. We nodigen medewerkers uit het gesprek aan te gaan over werkplezier. Want werken aan gezond, veilig en met plezier je werk kunnen doen, dat is werk van ons samen.

Medewerkers binden en boeien
We willen we medewerkers graag aan ons binden en inzetbaar houden gedurende hun loopbaan. Door hun loopbaankansen te geven en hen zelf aan het roer te laten staan. Dat doen we onder andere door de inzet van een loopbaan- en mobiliteitscoach. In 2021 zijn er in dit kader ruim 300 gesprekken gevoerd.

Gepassioneerde en gekwalificeerde mensen werven en aan ons binden is een uitdaging. Er is geen vat met gekwalificeerde zorgmedewerkers dat we even ‘kunnen opentrekken’. Daarom zijn we creatief. We grijpen kansen en werken samen. In 2021...

... zijn 50 nieuwe collega’s zonder achtergrond in de zorg bij Vanboeijen gaan werken in het kader van het landelijke programma coronabanen. Enthousiaste collega's die iets in de zorg wilden betekenen. Zij boden tijdelijke extra handen om zorgmedewerkers te ontlasten. Deze medewerkers hebben allen in de zogenoemde nationale zorgklas een certificeringstraject individuele basiszorg afgerond. 41 van deze medewerkers zijn doorgestroomd naar een BBL-traject binnen Vanboeijen. We hebben het initiatief benut om te investeren in het opleiden van onze toekomstige collega's. Komend jaar starten er weer 25 medewerkers op een coronabaan. Zij gaan kennismaken met de zorg met intentie tot doorstromen.
... hebben we geïnvesteerd in zij-instromers. In 2021 waren 36 van de 70 leerling werknemers BBL-zij-instromers. Dat is het dubbele van het jaar ervoor. Zij zijn ouder zijn dan 21 jaar en hebben een minimaal mbo-2-opleiding gedaan in een andere sector. Ze zijn klaar voor een carrièreswitch.
... is onze samenwerking met de Noorderpoort geïntensiveerd. In zogenaamde ‘Vanboeijen klassen’ leren nieuwe collega’s de kneepjes van het vak, passend bij onze manier van werken, de Vanboeijen Manier.

Ramon is een van de nieuwe collega's die op een coronabaan binnen Vanboeijen is gaan werken en doorgaat met een vervolgopleiding. Na 23 jaar bij een supermarkt te hebben gewerkt besloot hij in 2020 dat hij iets heel anders wilde doen. Lees hier zijn verhaal.

Zelf opleiden biedt kansen. In 2022 heeft elke locatie daarom een vast aantal structurele opleidingsplaatsen voor leerlingen en zij-instromers. Zij worden gedurende twee jaar opgeleid voor een baan binnen Vanboeijen. Na twee jaar kan de opgeleide medewerker gegarandeerd op een van de Vanboeijen locaties aan de slag.

Reflecties

In teams waar de teamsamenstelling al lang hetzelfde is, is veranderen soms lastig. Het doorbreken van oude patronen kost dan meer tijd.

Laat nieuwe medewerkers eerst als wissel staan en zet ze pas daarna in het veld. Anders maken ze beginnersfouten en staan we met 1-0 achter. De nieuwe medewerker zelf, de bewoner of cliënt en het hele team op locatie.

We zoeken mensen die willen en kunnen werken vanuit de Vanboeijen Manier. Ook bij een hoog personeelsverloop ben ik als zorgmanager kritisch in wie ik aanneem. Ik laat me niet leiden door de tekorten. Doel is een stabiel team dat werkt vanuit een gedeelde visie.

Hoe kan je nieuwe medewerkers meenemen in wat we doen zonder dat ze overstromen? Ze moeten veel leren en ontdekken in korte tijd. Dat blijft een puzzel.