2. Vanboeijen Manier

De Vanboeijen Manier zichtbaar, voelbaar, merkbaar. Op alle locaties en afdelingen binnen Vanboeijen. Dat is ons doel. Want zo zijn we een organisatie waarin de wensen en behoeften van de bewoner en cliënt centraal staan, overal en altijd. Afgelopen jaren hebben we hierin stappen gezet. Niet zoveel als we hadden gewild. De coronaperiode heeft hierin een belemmerende rol gespeeld. En ook wisselingen in de ondersteunende driehoek van zorgmanagers en gedragsdeskundigen zijn van invloed op het doorleven en voorleven van de Vanboeijen Manier in teams. Het ene team is hierdoor verder dan de andere. We bouwen door en houden koers. 

De Vanboeijen Manier wordt voor elke doelgroep doorvertaald in een zorgprogramma. Zo kunnen we zo goed mogelijk aansluiten bij de ondersteuningsvragen van elke doelgroep en elk individu. Eind 2021 zijn de zorgprogramma’s vastgesteld en in 2022 wordt de praktische vertaling ervan verder vormgegeven.

Eén van de doelgroepen binnen Vanboeijen is de doelgroep ouderen. Een steeds groter wordende groep. Een doelgroep met al een heel leven achter zich. Een leven met mooie en minder mooie ervaringen. Deze ervaringen willen we waarderen en benutten. Ze zijn de basis voor goede ondersteuning en begeleiding, met respect voor ieders eigenheid en leven.

De bewonersraad heeft met bewoners en cliënten gesproken over ouder worden. Hieronder staan de vragen en opmerkingen die bewoners hierover hebben.

• Kan ik nog blijven werken? Mag ik met pensioen?
• Worden er leuke dingen geregeld voor alleen ouderen? Zoals een bingo, boottocht, soos. Nu is alles vaak in de avond, dan ben ik moe. Kan ik ergens koffie drinken en anderen ontmoeten overdag?
• Kan ik blijven wonen waar ik nu woon? Waar kan ik anders heen? Is er een bejaardentehuis van Vanboeijen? Wordt mijn huis aangepast als ik dat nodig heb?
• Wanneer ben ik oud? Als mijn lichaam het niet meer doet? Vanaf 80 jaar, ben ik dan oud? Ik ben bang.
• Ik ben veel alleen. Ik krijg weinig bezoek. Iedereen om mij heen wordt oud.

Ouder worden gaat samen met veranderende ondersteunings- en begeleidingsvragen. De start van de ouderdomsverschijnselen hangt samen met de leeftijd in combinatie met de mate van de verstandelijke beperking. Het is belangrijk om tijdig toekomstige scenario’s te bespreken: Wat is er nodig voor een goed leven? Welke ondersteuning en begeleiding is er in de toekomst nodig? Kunnen we die op deze locatie bieden? Beschikken we over de benodigde middelen en competenties? Door hierover in gesprek te gaan, zijn we voorbereid op wat komen gaat. Dat doen we in de driehoek.

Zorgen tot de laatste dag
Bij kwaliteit van leven hoort kwaliteit van sterven. We willen bewoners goede zorg bieden tot de laatste dag. Thuis, in de eigen vertrouwde omgeving. 

Dat vraagt om (multidisciplinaire) samenwerking. De bewoner, ouders en verwanten, medewerkers, geestelijke verzorging, disciplines van de (para)medische dienst, ieder heeft zijn eigen rol. Zo komen de verpleegkundigen elke vier uur en waar nodig vaker bij de bewoner wanneer deze stervende is. Sinds twee jaar is er in de nacht ook een verpleegkundige beschikbaar. Op basis van signalen van pijn of ongemak wordt gehandeld. De bewoner het zo comfortabel mogelijk maken, dat is het doel. Omdat begeleiders de bewoner goed kennen, spelen zij een cruciale rol in oppikken van deze signalen.

Sinds december heeft Vanboeijen beschikking over een medicatiepomp waardoor de bewoner of cliënt een constante afgifte van medicatie krijgt. Dat zorgt voor meer rust en draagt bij aan kwaliteit van sterven.

Elk stervensproces is anders en kent zijn eigen vraagstukken. Begeleiders spelen een grote rol in het zorgen tot de laatste dag. Daarom organiseert de medische dienst scholingen rondom palliatieve zorg voor begeleiders. Waarbij aandacht is voor de praktische en emotionele kant. Het gesprek aangaan, met eigen collega’s. Wat is nodig om palliatieve zorg te bieden? Welke praktische dingen moeten worden georganiseerd? Wat doet dit thema met een ieder? De verpleegkundigen zijn daarnaast 24 uur per dag beschikbaar voor ondersteuning van medewerkers. De scholingen kunnen worden ingezet als overlijden van een bewoner of cliënt nabij is.

Elk stervensproces heeft zijn eigen waardevolle momenten. Maar ook moeilijke, of dingen die we anders hadden willen zien. Samen met betrokkenen kijken we terug op het proces. Verwanten, arts en medewerkers.

Corona heeft in 2020 werk en dagbesteding op zijn kop gezet. Van de een op de andere dag moesten de werk- en dagbestedingslocaties de deuren sluiten en vond werk en dagbesteding op de woningen en in ‘bubbels’ plaats. Dat geldt ook voor 2021. Na de zomer sluiten bijna alle locaties opnieuw. Eind 2021 kijken we naar de stand van zaken:

• Bijna de helft van de bewoners krijgt in het najaar van 2021 werk en dagbesteding op de eigen woning.
• Voor het merendeel van deze bewoners (70 procent) is het aanbod volledig passend. Voor de overige bewoners wordt aangegeven dat de dagbesteding nog niet volledig aansluit bij hun behoefte. Zij hebben bijvoorbeeld behoefte aan andere mensen om zich heen, een andere omgeving, buiten zijn, etc. Bewoners voor wie het belangrijk is dat de wereld groter is dan de eigen woning.

We hebben geleerd van de ervaringen uit de eerste lockdown. Deze hebben gemaakt dat we bij de tweede sluiting werk- en dagbestedingslocaties meer en sneller maatwerk konden bieden. Bijvoorbeeld voor bewoners voor wie we in de eerste lockdown hadden gezien dat werk of dagbesteding op de woning een groot effect had op kwaliteit van bestaan. Op basis van multidisciplinaire samenwerking tussen de arts, gedragsdeskundige en sectormanager zijn beslissingen gemaakt: is het medisch verantwoord een uitzondering te maken voor bewoner zelf en voor zijn of haar medebewoners? 

Werk en dagbesteding is in ons vizier. De centrale bewonersraad vindt het ook een belangrijk thema en heeft onderzoek gedaan naar wat bewoners en cliënten belangrijk vinden. Hun belangrijkste tips en vragen:

• Vraag bewoners en cliënten wat ze willen doen. Beslis niet voor ze, ga samen in gesprek.
• Bedenk mogelijkheden, bijvoorbeeld filmpjes, zodat bewoners en cliënten zelf kunnen kiezen
  welk werk of welke dagbesteding ze willen. Vertel bewoners en cliënten wie kunnen helpen, bijvoorbeeld de jobcoaches.
• Zorg dat er genoeg mogelijkheden zijn voor iedereen. Denk aan bewoners die ouder worden. Zij moeten ook naar de dagbesteding kunnen. Of een dag minder kunnen werken.
• Als je ouder wordt, mag je minder werken of met pensioen?

Naast leed en ongemakken heeft de coronaperiode heeft ook tot nieuwe inzichten geleid ten aanzien van de inrichting van werk en dagbesteding. Deze hebben de basis gevormd voor verschillende initiatieven in 2021. Zo zijn er teams van woonlocaties en werk en dagbesteding die intensiever samenwerken of zelfs zijn samengevoegd. Er zijn ook nieuwe werk- en dagbestedingsgroepen samengesteld op basis van een hernieuwde inventarisatie van de wensen en behoeften van bewoners en cliënten. Aansluitend daarop zijn ook nieuwe teams geformeerd, op basis van de talenten en wensen van medewerkers.

Begin 2022 is de geplande heropening van de werk- en dagbestedingslocaties. Alle locaties openen dan tegelijkertijd omdat we hebben gezien dat opening van locaties op verschillende momenten leidde tot onduidelijkheid voor bewoners en cliënten, ouders en verwanten. En tot organisatorische uitdagingen voor de medewerkers op de woonlocaties. Dat was een belangrijke lering uit 2021 en gaan we beter doen.

We hebben een proeftuin aan ervaringen. Komend jaar wordt werk en dagbesteding op basis van deze ervaringen verder geprofessionaliseerd. De adviezen van de bewonersraad nemen we hierin mee.

Ieder mens heeft het recht om in vrijheid te leven en eigen keuzes te maken. Dat geldt ook voor mensen met een verstandelijke beperking. Soms moet deze vrijheid (tijdelijk) worden beperkt. Voor iemands eigen veiligheid of veiligheid van anderen om ernstig nadeel te voorkomen. Alleen als het echt niet anders kan wordt deze vorm van zorg – onvrijwillige zorg – verleend.

Minder onvrijwillige zorg is ons doel. Zoveel mogelijk eigen regie voor elke bewoner en cliënt. Hiermee sluit Vanboeijen aan bij het doel van de Wet Zorg en Dwang. De Vanboeijen Manier is hierin ons vliegwiel. Want het echt kennen van de bewoner of cliënt en het begrijpen van de behoeften die ten grondslag liggen aan gedrag geeft mogelijkheden op zoek te gaan naar andere oplossingen.

In 2021 hebben zorgmanagers en gedragsdeskundigen twee keer alle onvrijwillige zorg die op hun locaties wordt ingezet aan een kritische toetsing onderworpen. Welke onvrijwillige zorg wordt er geboden? In welke context? Hoe is er afgelopen half jaar aan afbouw van vrijwillige zorg gewerkt en waar wil je komend half jaar mee aan de slag? We zien dat er vaker wordt gezocht naar vrijwillige alternatieven of vormen van onvrijwillige zorg die voor bewoners en cliënten minder ingrijpend zijn. Daar zijn we blij mee.  

Verder zijn we trots op:

• De forse verbeterslag die heeft plaatsgevonden ten aanzien het vastleggen van de onvrijwillige zorg.
• De intervisiebijeenkomsten en themabijeenkomsten die ondersteunen in het nadenken over maatregelen.
• De Wzd-functionarissen die zijn goed gepositioneerd en vindbaar zijn.

De reflecties op onvrijwillige zorg geven inzichten. Ze maken ook vraagstukken zichtbaar die van invloed zijn op de inzet van onvrijwillige zorg. Zoals personele bezetting. En wat als afbouw van onvrijwillige zorg voor ouders en verwanten moeilijk en spannend is? Inzichten die de kans bieden verder te leren en te ontwikkelen. 

In 2022 gaan we verder op de ingeslagen weg. Wil je meer weten? We hebben dit jaar uitgebreid gereflecteerd op onvrijwillige zorg. In de bijlage lees je onze conclusies. 

Het totaal aantal incidentmeldingen is in 2021 toegenomen met drie procent ten opzichte van 2020. Een lichte stijging, minder groot dan het jaar ervoor. De verdeling per meldcategorie is door de jaren heen stabiel. In deze paragraaf reflecteren we op de incidentmeldingen en het proces van leren en verbeteren. 

De meeste incidenten betreffen agressie. Fysieke en verbale agressie. Medewerkers wordt gevraagd welke impact het incident op hen heeft. Bij bijna tien procent van de meldingen wordt een impactscore van acht of hoger gegeven. Dat vinden we veel.

Na een schokkende gebeurtenis is het collegiaal opvangteam (COT) beschikbaar voor begeleiding. In het collegiale opvangteam werken momenteel vijf medewerkers, die naast hun functie voor het COT ook één of meerdere andere functies binnen Vanboeijen hebben. Hierin schuilt hun kracht. Ze zijn bekend met het werk en de incidenten die kunnen plaatsvinden. Er is ruimte voor maximaal drie gesprekken. Meestal is dit voldoende. Indien er behoefte is aan meer nazorg of het een complexe situatie betreft wordt er doorverwezen naar professionele hulp.

We willen leren van incidenten. Zodat we kwaliteit van zorg kunnen verbeteren. Met zorgmanagers en gedragsdeskundigen hebben we op het leerproces gereflecteerd. Enkele inzichten en uitdagingen die hieruit kwamen:

• Meldingen geven een goed beeld van de ontwikkelingen op de locatie.
• Vaak wordt de oorzaak van een agressie-incident bij de cliënt gezocht; hoe verhoudt dat zich tot de Vanboeijen Manier?
• Het bespreken van incidenten tijdens een teamoverleg leidt vaak spontaan tot een intervisiemoment.
• Hoe kunnen we medewerkers uitdagen meer te reflecteren?
• Hoe kunnen we ervoor zorgen dat teams van elkaar kunnen leren?

We blijven teams ondersteunen in het leren van incidenten, bijvoorbeeld door hen te leren hoe incidentmeldingen te analyseren. Zodat op elke locatie incidentmeldingen worden gebruikt ten behoeve van kwaliteit en veiligheid.

Afgelopen jaren heeft Vanboeijen fors ingezet op het vergroten van de medicatieveiligheid. Desondanks vinden we dat het aantal medicatie-incidenten onvoldoende afneemt. Het gaat dan met name om medicatie die niet wordt gegeven (zoals zalfjes) en medicatie die wel is gegeven maar niet is afgetekend. Oplettendheid en zorgvuldigheid spelen hierbij een rol.

Medicatieveiligheid heeft onze continue aandacht. In 2021 hebben we...

• ... de e-learning medicatieveiligheid afgestemd op de behoefte van medewerkers. Dit is gebeurd in co-creatie: de scholing is voor en door medewerkers doorontwikkeld.
• ... de geldigheidsduur van de medicatietoets teruggebracht van vijf naar drie jaar en afgesproken dat alle medewerkers elk jaar een opfriscursus volgen. Dat hebben we besloten naar aanleiding van een calamiteitenonderzoek in 2020.
• ... verder gebouwd op de inzet van kwaliteitsverpleegkundigen. De kwaliteitsverpleegkundige neemt taken niet over, zij coacht de collega's op locatie (onder andere in het veilig toedienen van medicijnen). Benieuwd wat dat oplevert? Lees hieronder de ervaringen van Swanehilde, Ineke, Margreta en Irene.

We blijven investeren in medicatieveiligheid. In 2022 worden alle woon- en dagbestedingslocaties getoetst op dit thema. Met de bevindingen in de hand gaan we op elke locatie concrete verbeterstappen zetten.  

De medische dienst heeft in 2021 met man en macht gewerkt om alles rond te krijgen voor de vaccinaties van de bewoners. Ook collega’s van de ondersteunende diensten hebben geholpen. In december hebben bewoners en cliënten de boostervaccinatie gekregen. 80 procent van alle bewoners en cliënten is gevaccineerd.

Een collega van de ondersteunende dienst vertelt: “Sommige bewoners keken uit naar de vaccinaties. Anderen vonden het spannend. Zij werden goed begeleid. Na deze ervaringen heb ik extra veel bewondering voor hoe goed begeleiders de bewoners aanvoelen. Ze gaan met kennis, kunde en liefde met hen om.”

Het belang van hygiënisch werken is tijdens de coronaperiode extra duidelijk geworden. Daarom is er ingezet op het vergroten van kennis rondom dit thema. Zo zijn werkinstructies aangescherpt en is op elke locatie een aandachtsfunctionaris aangesteld.

Vanboeijen stuurt op kwaliteit van zorg. Hieronder staat beschreven hoe we dat doen en hoe we kwaliteit van zorg monitoren.

Pré-inspecties en audits
In 2021 zijn er vijf pre-inspecties gedaan, naar aanleiding van signalen dat het beter kan. Pré-inspecties zijn uitgebreide audits waarbij de normen van de IGJ leidend zijn. Bevindingen uit de inspectie zijn de basis voor een verbeterplan dat wordt opgesteld en uitgevoerd door de zorgmanager en gedragsdeskundige. Voortgang van het plan wordt gemonitord. We zagen op de locaties waarop een pré-inspectie werd uitgevoerd dat:

• bewoners en cliënten met respect worden behandeld.
• verwanten en vertegenwoordigers voldoende inspraak ervaren met betrekking tot afspraken over de doelen van de zorg, behandeling en ondersteuning.
• de uitvoering van de dialoogmethode ‘Dit vind ik ervan!’ achterblijft.  
• het methodisch werken met het persoonlijk plan nog onvoldoende zichtbaar is.
• medewerkers bekend zijn met de Vanboeijen Manier, maar er nog handen en voeten aan moeten geven.  
• medicatieveiligheid aandacht vraagt.
• wisseling in de ondersteunende driehoek (zorgmanager en gedragsdeskundige) geen goede invloed heeft op kwaliteit van zorg.

We willen meer het gesprek aangaan, verschillende perspectieven horen en van elkaar leren. Daarom zetten we in op waarderend auditen en audits met ervaringsdeskundigen. Dit zijn voor Vanboeijen nieuwe manieren van auditen. Afgelopen jaar zijn hiervoor de randvoorwaarden op orde gebracht: er is geworven en geschoold. In het eerste kwartaal 2022 vinden de eerste audits plaats. 

Nieuwsgierig naar het werk van ervaringsdeskundigen? Lees er meer over in het volgende hoofdstuk.

Kwaliteitsindicatoren zorg
Vanboeijen monitort kwaliteit van zorg onder andere door het gebruik van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). Aan de hand van de volgende indicatoren volgen we of we op de goede weg zijn om onze doelen te halen: 

• Cliëntervaringen (Dit vind ik ervan!)
• Actueel persoonlijk plan 
• Wzd
• Scholing; bevoegde en bekwame medewerkers 
• Meldingen incidenten 

Vanaf begin 2022 is actuele informatie zichtbaar op een ‘dashboard’. Zo hebben zorgmanagers en gedragsdeskundigen dagelijks zicht op deze en andere indicatoren en kunnen ze waar nodig bijsturen.

Locatiescan
Er zijn in de laatste twee kwartalen van 2021 integrale scans gemaakt van de locaties. Hierbij is gebruik gemaakt van zowel harde indicatoren (zoals KPI’s en cijfers rondom verloop en verzuim) als zachte (zoals cultuur). We hebben door de scan goed zicht op waar het goed gaat en waar het beter kan. Hierdoor hebben we beter zicht op risico's. In 2022 zal per kwartaal een scan worden gemaakt, zodat op termijn ook een ontwikkeltrend zichtbaar kan worden.

Klachten
Er zijn in 2021 zes klachten binnengekomen. Deze gaan over kwaliteit van zorg, bijvoorbeeld over (persoonlijk) hygiëne of communicatie. De meeste klachten konden snel worden afgerond, een tweetal klachten is nog in behandeling.

Om de rol van de klachtenfunctionaris te versterken, is het aantal uitgebreid van één naar drie. Momenteel wordt de klachtenregeling voor cliënten herschreven, met als doel: zo laagdrempelig en eenvoudig mogelijk. De vernieuwde klachtenregeling is eind eerste kwartaal 2022 beschikbaar.

Naast de drie klachtenfunctionarissen kent Vanboeijen twee onafhankelijke cliëntvertrouwenspersonen. In een klachtenprocedure ondersteunt de cliëntvertrouwenspersoon de bewoner/cliënt of ouder/verwant. De klachtenfunctionaris is onpartijdig en werkt samen met de  cliëntvertrouwenspersoon aan een bevredigende uitkomst.

Incidentonderzoeken
Er zijn vier incidentonderzoeken gedaan in 2021, waarbij incidenten zijn geanalyseerd tot de basisoorzaken. Deze onderzoeken zijn ingezet met het doel ervan te leren en verbetering door te voeren. Zo zijn we tot verbeteracties gekomen rond de inzet van uitzendkrachten. Er vindt nu periodieke evaluatie plaats in samenwerking met de uitzendbureaus en steekproefsgewijze diplomacheck bij uitzendkrachten. De incidentonderzoeken hebben niet geleid tot meldingen bij de IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd).

Organisatiehandboek
Vanboeijen heeft het organisatiehandboek vernieuwd. Hierin staan de afspraken die we binnen Vanboeijen hebben gemaakt: zo werken wij. Een belangrijk instrument om de kwaliteit van zorg te borgen. Documenten zijn in het nieuwe organisatiehandboek beter zichtbaar, beter leesbaar en up-to-date.

Commissies kwaliteit en veiligheid
Binnen Vanboeijen zijn er vier commissies rondom kwaliteit en veiligheid. Vier commissies gelieerd aan wettelijke kaders:

• Wzd-commissie
• Arbocommissie
• Medicatiecommissie
• Hygiënecommissie.

De commissies vertalen landelijke standaarden en richtlijnen naar intern Vanboeijen beleid, signaleren knelpunten, ontwikkelen beleid en ondersteunen locaties daar waar nodig/vraag is. De voorzitters van de commissies komen eens per kwartaal samen in de integrale commissie kwaliteit en veiligheid. Zo zorgen we ervoor dat alles wat we doen in verbinding is met elkaar.